Neuhrazená faktura. Nepříjemná situace, která je bohužel poměrně častým jevem, nicméně není neřešitelná. Podívejte se, jaké možnosti postupu máte v případě, že vám protistrana zaplatí fakturu pozdě nebo dokonce vůbec.
První upozornění na nezaplacenou fakturu
Základním orientačním bodem v rámci faktury (a vymáhání její úhrady) je datum splatnosti Běžně se toleruje zpoždění, a to dle oboru podnikání, konkrétních okolností a vztahu dodavatele a odběratele. Pokud zvažujete, kdy začít situaci neproplacené faktury řešit, v praxi se často první upomínka zasílá po sedmi dnech od data splatnosti.
Podoba první upomínky je opět velmi individuální záležitost, proto je třeba přizpůsobit se daným podmínkám. U vašeho klienta mohly nastat třeba jen přechodné organizační nebo časové komplikace nebo zkrátka na úhradu faktury zapomněl. Může se přihodit i to, že fakturu vůbec nezaznamenal (např. skončila ve spamu).
Podívejte se na vzor první upomínky (upozornění), který stačí jen přizpůsobit příslušnému případu a odeslat vámi zvoleným komunikačním kanálem:
Vážený pane/Vážená paní …….,
dosud jsme na našem účtu nezaznamenali zaplacení faktury s VS ………… ze dne………….. (s datem splatnosti ………..).
Proto bychom rádi požádali o její zaplacení do …. pracovních dnů. Pokud již k úhradě došlo, považujte prosím toto
upozornění za bezpředmětné.
S pozdravem a přáním hezkého dne
………………..
Druhá upomínka
Pokud první upozornění situaci nevyřeší, jde vhodné pokračovat druhou upomínkou, kde už můžete sáhnout po striktnějším vyjadřování a zmínit negativní důsledky, které by nezaplacení faktury mohlo přinést.
Pokud jsou tomu okolnosti nakloněné, můžete například vašemu odběrateli oznámit, že dokud vámi vystavenou fakturu neuhradí, nebudete s ním nadále spolupracovat.
Pokud máte mezi sebou uzavřenou smlouvu, která stanovuje sankce za nedodržení sjednaných podmínek (smluvní pokuta, úrok z prodlení), určitě doporučujeme tuto skutečnost odběrateli připomenout.
Další možností je vyhrožovat zveřejněním dlužníka. V případě fyzických osob považuje Úřad na ochranu osobních údajů zveřejnění jako nepřípustný zásah do soukromí, proto určitě nedoporučujeme touto skutečností ani hrozit, u právnických osob si ale takové jednání dovolit můžete.
Zveřejnění dlužníka
Pokud ani druhá upomínka není účinná a rozhodnete se dlužníka skutečně zveřejnit, přistupte k tomuto kroku jedině tehdy, kdy jste si zcela jistý/á oprávněností pohledávky. Můžete využít různé portály, např. Centrální registr dlužníků, nebo i sociální sítě. Věnujte však velkou pozornost stanoveným pravidlům a nezapomeňte následně o této skutečnosti dlužníka informovat.
Ne vždy se tímto způsobem podaří docílit vymožení pohledávky, nicméně dává určitou naději na nalezení dalšího věřitele, s kterým můžete společně podat návrh na zahájení insolvenčního řízení, a snížit tak náklady s tím spojené. V každém případě je pozitivním efektem skutečnost, že před nepříjemnostmi s daným subjektem varujete další firmy nebo OSVČ.
Předžalobní výzva
Pokud se upomínky (ať už jedna, dvě nebo více) nesetkávají s účinkem, můžete se pokusit vymoci pohledávku v rámci soudního sporu. Tomu ovšem musí předcházet tzv. předžalobní výzva, od roku 2013 zakotvená v občanském soudním řádu. Měla by kromě označení dlužníka a věřitele obsahovat výši dluhu, právní titul vzniku dluhu (tedy okolnosti vzniku), výzvu k uhrazení a upozornění na skutečnost, že hodláte vymáhat pohledávku v soudním řízení. Na konec je pak třeba uvést datum a váš podpis, případně podpis vašeho právního zástupce.
Výzvu odešlete poštou (ideálně s dodejkou, abyste měli jistotu o doručení a důkaz v ruce), případně pomocí datové schránky, pokud ji máte vy i váš dlužník zřízenou.
Mějte na paměti, že předžalobní upomínku je třeba odeslat nejméně 7 dní před podáním žaloby. Často ale upomínka jako taková splní svoji funkci a přesvědčí dlužníka k zaplacení dluhu. K soudnímu řízení tedy vůbec nemusí dojít.
Sankce za pozdní úhradu faktury
Jak je to se sankcemi, které můžete použít vůči dlužníkovi? Podívejte se do podrobného článku. Dozvíte se, jaké máte možnosti, jak co spočítat a na co si dát pozor.
Prodej pohledávky
Jedním z možných řešení po neúspěchu předchozích kroků je i prodej pohledávky společnosti, která se na vymáhání dluhů specializuje. Pokud se takto rozhodnete, neváhejte, čím mladší je pohledávka, tím lepší jsou zpravidla podmínky prodeje. Po uskutečnění prodeje nezapomeňte informovat dlužníka o změně věřitele. Opět ideálně s důkazem, že se tak stalo, tedy např. s dodejkou.
Jak se pro příště této situaci vyhnout?
Základním preventivním opatřením neuhrazených faktur je uzavírání smluv a pečlivé shromažďování a uchovávání dalších dokumentů (objednávky, dodací listy a faktury), samozřejmě se zaměřením na věcnou správnost všech údajů. Písemné podložení základních prvků spolupráce vyjasňuje situaci a pomáhá předcházet všem výše uvedeným nepříjemnostem. E-mailová komunikace zpravidla nemotivuje druhou stranu k součinnosti tak dobře jako přehledně definovaná práva a povinnosti obou stran v podobě „černé na bílém“.
Jako prevence nezaplacených faktur velmi dobře funguje i platba předem v plné výši nebo částečně ve formě zálohy. Eliminaci velkých dluhů a s tím souvisejících nejistot docílíte i tím, že významnější zakázky rozdělíte do několika fází a na tyto fáze navážete i dílčí úhrady.
Pokud chcete být opravdu pečliví, můžete se také pokusit důsledně zamezovat případu, kdy faktura druhé straně nepřijde (nebo tomu, že se na tuto skutečnost vymlouvá). Jak na to? Mějte v ruce jednoznačné důkazy o doručení faktury:
- podací lístek
- dodejku
- elektronický podpis
Pokud chcete využívat např. jen potvrzení přijetí faktury e-mailem, zakotvěte si tento princip výslovně do smlouvy.
Další možností je pak prověřování obchodních partnerů ještě před začátkem spolupráce, a to např. na portálu justice.cz (insolvenční rejstřík) nebo již zmiňovaném registru dlužníků.
Jak si v tomto směru co nejvíc usnadnit práci?
V našem online fakturačním programu Vyfakturuj.cz klademe důraz na posilování jistoty našich klientů, kteří vystavují faktury svým partnerům. Jak konkrétně to vypadá? V systému na pohodlnou tvorbu faktur si můžete u každého jedince nebo firmy, kterým vystavujete fakturu, jedním kliknutím ověřit platební schopnost dle insolvenčního rejstříku, a to během pár vteřin. Stejně tak máte možnost upravit si automatický e-mail, kterým faktury zasíláte, a uvést v textu například požadavek na potvrzení doručení faktury. Jednou nastavíte a necháváte běžet samostatně.
Zbyde vám tak čas na atraktivnější aktivity a získáte větší prostor třeba právě pro preventivní opatření, například zmiňované podchycení vašeho podnikání smlouvami a dalšími dokumenty, které vám zajistí dostatečnou jistotu a klid.
Vyzkoušejte si nezávazně třeba hned, s čím vším vám Vyfakturuj.cz pomůže a poradí a kolik času a energie dokáže ušetřit.
Vyzkoušet zdarma Vyfakturuj.cz
