Faktury, faktury online, fakturace ZDARMA | Vyfakturuj.cz 
Obsah:
Rychlé shrnutí:
- Před odesláním faktury zkontrolujte údaje dodavatele i odběratele, číslo dokladu, datum vystavení, popis plnění, cenu a platební údaje.
- Plátci DPH si musí navíc pohlídat zejména DIČ, DUZP, základ daně, správnou sazbu a výši DPH.
- Čísla faktur by měla navazovat v souvislé číselné řadě bez duplicit a nevysvětlených mezer.
- U zahraničních faktur ověřte také měnu, VAT number, místo plnění a případný režim reverse charge.
- Fakturační systém může řadu těchto kontrol automatizovat a snížit riziko chyb při vystavování dokladů.
Než fakturu pošlete, stačí 30 vteřin na kontrolu. Sepsali jsme přehledný checklist, který projdete bod po bodu – pro plátce i neplátce DPH. Chcete vědět, proč jednotlivé body na faktuře musí být? Podrobné vysvětlení najdete v článku Náležitosti faktury.
Podle jakých zákonů se řídí náležitosti faktur?
To, co musí faktura obsahovat, se liší podle toho, kdo ji vystavuje. Jiná pravidla platí pro neplátce DPH, jiná pro plátce DPH a rozdíl je také v tom, zda vedete daňovou evidenci, nebo účetnictví.
Obecně se můžete setkat se třemi situacemi:
- jste neplátce DPH a vedete daňovou evidenci,
- jste neplátce DPH, ale vedete účetnictví,
- jste plátce DPH a vystavujete daňový doklad.
Neplátci DPH, kteří nevedou účetnictví, se řídí občanským zákoníkem. Povinných údajů je v tomto případě méně, přesto se vyplatí na faktuře uvádět i další informace, které usnadní identifikaci dokladu, platbu i případnou kontrolu.
I když vedete daňovou evidenci a zákon po vás vyžaduje méně údajů, vyplatí se na fakturu uvádět i informace, které jsou povinné pro podnikatele vedoucí účetnictví. Díky tomu bude doklad přehlednější, lépe dohledatelný a snáz použitelný pro odběratele i účetní. Předejdete tak zbytečným dotazům, nejasnostem při zaúčtování i komplikacím při případné kontrole.
Pokud jako neplátce DPH vedete účetnictví, řídíte se zákonem o účetnictví a požadavků na fakturu přibývá. Důležitý je nejen samotný doklad, ale také správné zařazení výnosu do období, se kterým věcně a časově souvisí.
Plátci DPH vystavují daňový doklad. Ten se řídí zákonem o DPH a musí obsahovat další údaje, například DIČ, DUZP, základ daně, sazbu DPH a výši daně.
Připravili jsme pro vás vzor faktury, který si můžete jednoduše stáhnout a použít.
Co musí obsahovat faktura?
Abychom vám orientaci usnadnili, připravili jsme přehled náležitostí faktur podle jednotlivých typů podnikání. Na první pohled tak zjistíte, které údaje jsou povinné, které doporučujeme uvádět a které se vás naopak netýkají.
| Neplátce DPH | Plátce DPH | |
| Jméno a příjmení / název firmy | ✅ | ✅ |
| Sídlo podnikatele / firmy | ✅ | ✅ |
| IČO (*je-li přiděleno) | ✅ | ✅ |
| DIČ | ❌ | ✅ |
| Zápis do OR nebo RŽP | ✅ | ✅ *PO doplňují i oddíl a vložku |
| Číslo dokladu | ✅ | ✅ |
| Informace o neplátcovství DPH | ✅ | ❌ |
| Informace o odběrateli (*ideálně v takovém rozsahu jako u dodavatele) |
✅ | ✅ |
| Popis zboží / služby | ✅ | ✅ |
| Množství | ✅ | ✅ |
| Cena | ✅ | ✅ |
| Základ, sazba a výše daně | ❌ | ✅ |
| Datum vystavení dokladu | ✅ | ✅ |
| Splatnost faktury | ✅ | ✅ |
| DUZP | ❌ | ✅ |
| Typ a označení dokladu | ✅ | ✅ |
Nechte kontrolu na fakturačním systému. Vyfakturuj.cz hlídá všechny povinné náležitosti automaticky – podle toho, jestli jste plátce, nebo neplátce DPH.
Co si na faktuře zkontrolovat před odesláním faktury?
V přehledu výše vidíte, že přesné náležitosti faktury se liší podle toho, jestli jste neplátce DPH, neplátce DPH vedoucí účetnictví, nebo plátce DPH. Samotná kontrola před odesláním je ale ve všech případech podobná. Proto jsme pro vás připravili jeden společný checklist, ve kterém vždy upozorňujeme, co si má pohlídat neplátce a co navíc řeší plátce DPH.
1. Údaje dodavatele
Na faktuře musí být jasně uvedeno, kdo ji vystavuje.
Neplátce DPH uvádí:
- jméno a příjmení nebo název firmy,
- sídlo nebo adresu podnikání,
- IČO, pokud bylo přiděleno,
- údaj o zápisu v živnostenském nebo obchodním rejstříku,
- informaci, že není plátcem DPH.
Plátce DPH navíc uvádí:
- DIČ,
- u zápisu do obchodního rejstříku také oddíl a vložku.
2. Údaje odběratele
Před odesláním si ověřte, že údaje odběratele odpovídají skutečnosti.
Neplátce DPH zpravidla kontroluje:
- název firmy nebo jméno zákazníka,
- adresu nebo sídlo,
- IČO, pokud ho odběratel má.
Plátce DPH navíc kontroluje:
- DIČ odběratele, pokud je přidělené.
3. Číslo faktury a datum vystavení
Každá faktura musí mít jedinečné označení a číslo. Důležité je dodržovat souvislou číselnou řadu. V číslování faktur by neměly vznikat mezery ani duplicity, protože při případné kontrole budete muset vysvětlit, proč některé číslo chybí.
Neplátce DPH kontroluje hlavně:
- označení dokladu (faktura),
- číslo dokladu,
- datum vystavení.
Plátce DPH navíc uvádí:
- evidenční číslo daňového dokladu,
- DUZP, tedy datum uskutečnění zdanitelného plnění.
DUZP znamená datum uskutečnění zdanitelného plnění. Uvádějí ho plátci DPH a označuje den, kdy bylo zboží dodáno nebo služba poskytnuta. Podle DUZP se určuje, do kterého zdaňovacího období doklad patří. Proto je důležité, aby bylo na faktuře uvedené správně.
4. Popis zboží nebo služby
Z faktury by mělo být jasné, za co odběratel platí. Obecné označení typu „služby dle dohody“ může vést k dotazům nebo komplikacím při zaúčtování.
Neplátce i plátce DPH by měli uvést:
- konkrétní popis zboží nebo služby,
- období nebo rozsah plnění, pokud je relevantní,
- množství.
5. Cena a DPH
U každé položky by mělo být zřejmé, jaké množství fakturujete, jaká je cena a kolik má odběratel celkem zaplatit.
Neplátce DPH uvádí:
- cenu položky,
- celkovou částku k úhradě,
- bez vyčíslení DPH.
Plátce DPH navíc uvádí:
- základ daně,
- sazbu DPH,
- výši DPH v Kč.
6. Platební údaje
Faktura by měla odběrateli jasně říct, kam a do kdy má zaplatit. Doporučujeme uvádět:
- datum splatnosti,
- číslo bankovního účtu,
- variabilní symbol,
- částku k úhradě,
- případně QR kód pro rychlou platbu.
Splatnost faktury určuje lhůtu, do které musí odběratel uhradit částku za dodané zboží nebo služby. Pokud datum splatnosti není uvedeno na faktuře ani nebylo sjednáno ve smlouvě, použije se zákonná lhůta 30 dní.
V běžném obchodním styku mezi podnikateli je však nejčastější splatnost 14 dní. Více se dozvíte v článku zde.
Chcete si fakturu vystavit rovnou? Podívejte se na náš praktický návod Jak vystavit fakturu, kde vás celým postupem provedeme krok za krokem.
Na co se nejčastěji zapomíná?
I když máte všechny základní údaje na faktuře správně, některé chyby se opakují častěji než jiné. Před odesláním si proto pohlídejte hlavně tyto čtyři věci:
- Chybějící DUZP u plátců DPH – datum uskutečnění zdanitelného plnění určuje, do kterého zdaňovacího období doklad patří. Nezaměňujte ho automaticky za datum vystavení faktury.
- Špatně navazující číselnou řadu – čísla faktur by měla tvořit přehlednou a souvislou řadu. Duplicity nebo nevysvětlené mezery mohou zbytečně komplikovat účetnictví i případnou kontrolu.
- Nesprávně vypočtenou nebo zaokrouhlenou DPH – u plátců nestačí uvést správnou sazbu. Zkontrolujte také základ daně a výslednou částku DPH, aby odpovídala výpočtu a byla na dokladu uvedena správně.
- Chybějící informaci, že nejste plátcem DPH – neplátce na faktuře DPH nevyčísluje. Pro odběratele je ale vhodné jasně uvést, že vystavovatel není plátcem DPH, aby nevznikaly pochybnosti, proč na dokladu daň chybí.
Právě tyto drobnosti bývají důvodem, proč se faktura vrací k opravě nebo musí účetní dodatečně ověřovat, jak byla vystavena.
A co fakturace do zahraničí?
Pokud fakturujete zákazníkovi mimo Česko, náležitosti faktury se mohou lišit podle toho, jestli dodáváte zboží, nebo službu, zda fakturujete do EU, nebo do třetí země, a jestli je odběratel podnikatel, nebo koncový zákazník.
U zahraniční fakturace se často řeší například:
- měna faktury,
- DIČ/VAT number odběratele,
- režim reverse charge,
- místo plnění,
- uvedení správné poznámky na faktuře,
- povinnosti identifikované osoby.
Proto se u zahraničních faktur vyplatí ověřit konkrétní situaci zvlášť. Podrobněji jsme toto téma rozebrali v článcích o fakturaci do zahraničí a fakturaci služeb a zboží do třetí země.
Kde vystavit fakturu?
Nejjednodušší způsob, jak mít všechny náležitosti faktury pod kontrolou, je využít fakturační systém. Ve Vyfakturuj.cz si nastavíte firemní údaje pouze jednou a systém je následně automaticky doplní do každé nové faktury. Pohlídá za vás číselné řady, správné údaje dodavatele, platební informace i vystavení daňových dokladů pro plátce DPH.
Pokud s podnikáním teprve začínáte, můžete využít tarif Zdarma, ve kterém vystavíte první faktury bez nutnosti investic. Jak vaše podnikání poroste, poroste s vámi i Vyfakturuj.cz. Kdykoliv můžete přejít na vyšší tarif a získat další funkce, jako jsou automatické upomínky, pravidelná fakturace, párování plateb nebo práce více uživatelů.
Časté dotazy
Jaký je rozdíl mezi fakturou a daňovým dokladem?
Každý daňový doklad je faktura, ale ne každá faktura je daňový doklad. Daňový doklad vystavují pouze plátci DPH a musí obsahovat další náležitosti podle zákona o DPH, například DIČ, DUZP nebo rozpis DPH.
Kdo je identifikovaná osoba?
Identifikovaná osoba není klasický plátce DPH. Jde o podnikatele, který se registroval k DPH pouze pro vybraná přeshraniční plnění. V tuzemsku obvykle vystupuje jako neplátce DPH, ale při obchodování se zahraničím musí plnit některé povinnosti související s DPH.
Může fakturu vystavit i nepodnikatel?
Ano, za určitých podmínek. Pokud někomu výjimečně poskytnete službu nebo prodáte zboží a nejde o pravidelnou, opakovanou činnost, může se jednat o příležitostný příjem.
Aby šlo o příležitostný příjem, nesmí přesáhnout 50 000 Kč za rok. V takovém případě je možné vystavit fakturu i bez toho, abyste podnikali jako OSVČ nebo firma.
Mohu fakturu po odeslání smazat?
Technicky to možné být může, z účetního a evidenčního hlediska to ale není doporučovaný postup. Smazáním vystavené faktury by mohlo dojít k narušení číselné řady dokladů, což může vyvolat zbytečné otázky při kontrole účetnictví nebo daňové evidence.
Pokud po odeslání zjistíte chybu, správným řešením je vystavit opravný daňový doklad, dobropis nebo storno faktury podle konkrétní situace. Původní doklad tak zůstane v evidenci dohledatelný a naváže na něj odpovídající oprava.
Co s nezaplacenou fakturou?
Pokud zákazník fakturu neuhradí včas, neznamená to hned, že nechce zaplatit. Nejdříve doporučujeme poslat slušnou upomínku po splatnosti. Často jde jen o přehlédnutí, chybu v administrativě nebo zapomenutou platbu.
Pokud zákazník nereaguje ani po opakované výzvě, můžete přistoupit k důraznější předžalobní výzvě a případně řešit vymáhání právní cestou.
Podrobný postup, co dělat při nezaplacené faktuře, najdete v samostatném článku.
