Faktury, faktury online, fakturace ZDARMA | Vyfakturuj.cz 
Po přečtení článku budete vědět:
- Které úřady musíte o změně sídla informovat a kde to za vás vyřeší automaticky.
- Jaké jsou lhůty pro nahlášení změn, abyste se vyhnuli zbytečným pokutám.
- Co všechno musíte upravit ve svém podnikání od fakturačních údajů až po banku.
- Přehled nejdůležitějších kroků, díky kterému na nic nezapomenete.
Co je to sídlo podnikání a kde jej OSVČ může mít?
Sídlo podnikání je adresa zapsaná v živnostenském rejstříku, slouží jako oficiální kontakt pro úřady a obchodní partnery a uvádí se na všech oficiálních dokumentech.
Mít sídlo podnikání patří mezi základní podmínky pro založení živnosti a stanovuje ji živnostenský zákon. Ten také uvádí, že lze mít pouze jedno sídlo podnikání, které bude jednoduše dostupné a reálně dohledatelné.
OSVČ mají 3 možnosti, jaké sídlo podnikání zvolit:
- Adresa trvalého bydliště. Jedná se o nejčastější typ sídla osob samostatně výdělečně činných. Pokud vlastníte nemovitost, ve které máte trvalé bydliště, odpadají vám náklady na pronájem kanceláře. Na druhou stranu je zde určitá ztráta soukromí, jelikož je vaše adresa uvedená ve veřejném rejstříku. Pokud máte adresu trvalého bydliště hlášenou v nemovitosti, ve které jste v nájmu, obstarejte si souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla.
- Kancelář a kontaktní adresa se bude hodit, pokud při svém podnikání plánujete osobní schůzky s klienty a nechcete si je zvát domů, nebo hledáte lehce dostupné a reprezentativní prostory. V tomto případě také potřebujete písemný souhlas vlastníka s umístěním sídla a počítejte s náklady za pronájem.
- Virtuální sídlo je komplexním balíčkem služeb pro OSVČ, které nemají vlastní nemovitost, nemohou mít adresu trvalého bydliště uvedenou jako sídlo společnosti a nechtějí kancelář. Firmy, které tyto služby nabízejí, zajistí adresu sídla podnikání na lukrativních místech, přebírají a přeposílají poštu nebo pronajímají zasedací místnosti.
Provozovna není ze zákona povinná. Je to místo, ve kterém je přímo vykonávána podnikatelská činnost, například kavárna, kosmetický salon nebo prodejna. Takových provozoven můžete mít narozdíl od sídla i více.
Jak a kam nahlásit změnu sídla OSVČ?
Stali jste se vlastníkem nemovitosti a chcete své sídlo přemístili tam? Stěhujete se? Nevyhovují vám dosavadní prostory? Ať své sídlo měníte z jakéhokoliv důvodu, nezapomeňte tuto změnu nahlásit příslušným úřadům.
Jaké dokumenty si musíte pro změnu sídla připravit?
Záleží na tom, kde své sídlo plánujete nově mít. Podle toho si pro živnostenský úřad připravíte příslušný dokument, který vás opravňuje do daných prostor sídlo umístit.
- Přesun sídla do vlastního domu nebo bytu. Jste-li v katastru nemovitostí zapsaní jako vlastníci dané nemovitosti, nemusíte živnostenskému úřadu dokládat nic dalšího. Úředníci si vaše vlastnické právo sami ověří v katastru nemovitostí.
- Pronájem nové kanceláře nebo bytu. V tomto případě potřebujete písemný souhlas vlastníka nemovitosti (případně všech spoluvlastníků). Tento souhlas nelze nahradit nájemní smlouvou a musí z něj být jasné, že vlastník souhlasí s umístěním sídla podnikání na dané adrese. Podpis majitele musí být úředně ověřený (například na pobočce Czech POINTu) a nesmí být starší 3 měsíců.
- Přesun na virtuální sídlo. Po uzavření smlouvy s poskytovatelem virtuálního sídla obdržíte souhlas s umístěním sídla a případně další dokumenty potřebné pro zápis nové adresy. Ty následně přiložíte k ohlášení změny sídla.
Samozřejmě budete potřebovat také občanský průkaz a dopředu si můžete vyplnit Jednotný registrační formulář (změnový list).
Pak nezapomeňte upravit své fakturační údaje také na příslušných dokumentech. Neztrácejte čas ručním přepisováním a spolehněte se na Vyfakturuj.cz. Jeho automatické funkce vám usnadní každodenní fakturaci a novou adresu na všechny budoucí doklady nastavíte jedním kliknutím.
Změnu ohlašte na živnostenském úřadě
Existují 3 varianty, jak změnu sídla živnostenskému úřadu ohlásit:
- Osobně na kterémkoliv živnostenském úřadě.
- Elektronicky prostřednictvím Portálu živnostenského podnikání.
- Datovou schránkou.
Ať se rozhodnete pro jakoukoliv variantu, vyplníte změnový list, který je součástí Jednotného registračního formuláře.
Které úřady se o změně dozví samy a kde musíte jednat vy?
Změnu sídla nahlaste také dalším institucím. V některých případech postačí v Jednotném registračním formuláři zaškrtnout příslušné políčko a změna se propíše, jindy je potřeba vaše součinnost.
Finanční úřad
Pokud jste v Jednotném registračním formuláři zaškrtli žádost o předání informací ostatním úřadům, budou informace o změně sídla předány také finančnímu úřadu.
Někdy však může vzniknout povinnost oznámit změnu finanční správě samostatně. To se týká například některých plátců DPH nebo podnikatelů registrovaných k dalším daním. Doporučujeme si proto vždy ověřit, zda se vás tato oznamovací povinnost týká.
Změnu je třeba nahlásit do 15 dnů ode dne, kdy nastala. K oznámení lze využít formulář Oznámení o změně registračních údajů, který je dostupný na Portálu občana.
ČSSZ a zdravotní pojišťovna
Pokud v JRF zaškrtnete žádost o předání údajů, budou informace předány vaší zdravotní pojišťovně i ČSSZ. Jedná se o standardní postup a není nutné podávat oznámení samostatně. Po určité době však doporučujeme u obou institucí ověřit, že změny registrují.
Když změnu sídla neoznámíte prostřednictvím Jednotného registračního formuláře, musíte ji nahlásit každé instituci zvlášť. ČSSZ vyžaduje oznámení změny do 15 dnů od jejího vzniku, zdravotní pojišťovna až do 30 dnů.
Ostatní subjekty, které státní registry neupozorní
Vaše podnikání však není pouze o finančním úřadě, správě sociálního zabezpečení nebo zdravotní pojišťovně. Nové sídlo podnikání je třeba zadat také dalším důležitým partnerům:
- Banka – aktualizujte informace na vašem podnikatelském účtu, aby vám seděly adresy na bankovních výpisech a smlouvách.
- Datová schránka – zkontrolujte, zda se změna propsala správně.
- Dodavatelé a klienti – o změně sídla je informujte včas, ať máte na fakturách správnou adresu a nemusíte řešit opravné daňové doklady.
- Marketingové materiály – připravte si nové vizitky, razítka, upravte kontaktní údaje na webu, sociálních sítích i v e-mailu.
- Předplatné a aplikace – Canva, Adobe, Google Workspace, Microsoft 365, různé projektové nástroje (Asana, Trello), hosting pro web, všechny budou potřebovat vaši novou adresu.
- Máte-li vozidlo evidované na IČO, změnu údajů oznamte na registru vozidel do 10 pracovních dnů ode dne, kdy nastala.
Změnu nezapomeňte zadat ani do vašeho fakturačního systému, ať nevystavujete faktury se starými údaji. Jakmile bude vše oficiálně zapsáno v rejstříku, hned si fakturační adresu upravte. Fakturační systém jako je Vyfakturuj.cz pak nové fakturační údaje automaticky propíše do vystavených dokladů.
Na aktualizaci fakturačního softwaru podnikatelé často zapomínají. Jakmile však vystavíte fakturu se starými údaji ve chvíli, kdy má úřad zapsané nové sídlo, vystavujete se zbytečným komplikacím při případné kontrole.
Co když změnu sídla neoznámíte?
Pak vás mohou čekat nepříjemnosti, od nedoručených písemností, až po pokuty.
Výše pokuty závisí na konkrétní instituci, která posoudí okolnosti případu a rozhodne o případném udělení sankce. U živnostenského úřadu může za nesplnění oznamovací povinnosti hrozit pokuta až 20 000 Kč.
Ještě větší komplikaci však může představovat neaktuální adresa v evidencích úřadů. Kvůli ní můžete přijít o důležité výzvy, rozhodnutí nebo jiné úřední písemnosti, které budou považovány za řádně doručené.
V takovém případě nezapomeňte sídlo viditelně označit jménem, příjmením a IČO. Nesplnění této povinnosti může být považováno za přestupek podle živnostenského zákona, za který hrozí pokuta až 20 000 Kč.
Jakmile budete mít nové sídlo oficiálně zapsané v rejstříku, dejte si pozor, ať nevystavujete faktury se starými údaji. Neztrácejte čas rutinní administrativou a usnadněte si práci i v tomto směru.
Vsaďte na Vyfakturuj.cz, online fakturační systém, ve kterém změnu sídla nastavíte na pár kliknutí. Nové doklady pak budou automaticky obsahovat nové fakturační údaje.
Zaregistrujte se a všechny funkce systému si vyzkoušejte na 30 dní zcela zdarma.
Časté dotazy
Jaký je rozdíl mezi sídlem, provozovnou a místem podnikání?
Sídlo podnikání je oficiální adresa zapsaná v živnostenském rejstříku, která slouží pro komunikaci s úřady, doručování písemností a uvádí se na oficiálních dokumentech. Sídlo podnikání je povinné ze zákona a může být pouze jedno.
Provozovna není ze zákona povinná a jedná se o místo, na kterém je skutečně vykonávána podnikatelská činnost (kavárna, stánek, salon…). Musí být řádně označena a podnikatel jich může mít i několik.
Místo podnikání je formulace ze starší právní úpravy pro OSVČ. Dříve měly fyzické osoby zapsané místo podnikání a právnické osoby sídlo podnikání. Současná právní úprava to sjednotila a používá se pouze pojem sídlo.
Je nutné mít provozovnu?
Provozovna není povinná, mít ji nemusíte. Záleží na druhu podnikatelské činnosti – někdo ji potřebuje a někdo ne. Je to místo, ve kterém je opravdu vykonávána podnikatelská činnost – například kadeřnictví. Narozdíl od sídla můžete mít jednu i více provozoven. Provozovna musí být jasně a viditelně označena jménem, příjmením, IČO a případně prodejní (provozní) dobou.
Jak založit virtuální sídlo?
Nejprve si vyberte poskytovatele virtuálního sídla, který vám bude vyhovovat. Na trhu existuje mnoho firem, které tuto službu nabízejí. Následně uzavřete smlouvu o poskytování obchodního sídla a souvisejících administrativních služeb. Na živnostenském úřadě je třeba doložit souhlas s umístěním sídla, které vám vystaví poskytovatel. Ten se vám také běžně postará o přebírání pošty a označení sídla.
Zdroje:
