Jak fakturovat jednou provždy bez stresu?

Faktura je doklad, kterým podnikatel či živnostník žádá odběratele o úhradu za poskytnutou službu nebo zboží ve stanovené lhůtě. Faktura je tedy předpisem platby za zboží nebo službu, a může ji vystavit téměř kdokoliv. Dle toho, zda fakturuje plátce nebo neplátce DPH, bude faktura buď daňovým, nebo účetním dokladem. 

Faktury u podnikatelů a živnostníků patří mezi stěžejní dokumenty. Nejenže dokládají jejich příjmy, ale slouží také jako podklady pro mnohá přiznání. I z tohoto důvodu je třeba, aby faktury obsahovaly zákonem stanovené náležitosti, byly řádně číslované a uchovávané tak, aby byly jednoduše dostupné pro případnou kontrolu.

Ve fakturačním názvosloví se můžeme setkat také s pojmy zálohová faktura a proforma faktura.

Zálohová faktura se využívá zejména při velkých zakázkách, nebo v případech, kdy podnikatel požaduje po zákazníkovi, aby uhradil část ceny ještě před zhotovením zakázky nebo poskytnutím služby. 

Jedná se o nedaňový doklad, který nevstupuje do účetnictví podnikatele. 

Teprve poté, co je služba poskytnuta nebo zboží dodáno, vystavuje se tzv. koncová faktura. V ní jsou obsaženy veškeré uhrazené zálohy a může být vystavena na nulovou částku nebo na doplatek. Koncová faktura pak spadá do účetnictví a je daňovým (respektive účetním) dokladem.

Vedle zálohové a proforma faktury se můžeme setkat s pojmy vrubopis a dobropis. Jedná se o opravné doklady, prostřednictvím kterých se zvyšuje nebo snižuje fakturovaná částka. Pokud se musí faktura opravit, doporučujeme původní fakturu stornovat a poté opravný daňový doklad vystavit.

Výsledná podoba faktury bude záviset na tom, zda ji vystavil plátce nebo neplátce DPH. 

Plátci DPH vystavují daňové doklady na základě zákona o DPH a neplátci vystavují účetní doklady na základě zákona o účetnictví.

Neplátci DPH vystavují nedaňové doklady. Pokud si neplátce vede účetnictví, pak se jedná o doklady účetní. Nikdy na nich však nebude uvedeno sousloví “daňový doklad”.

Faktura od neplátce DPH by pak měla obsahovat následující náležitosti:

Plátce DPH vystavuje daňové doklady a tato informace musí být na každém jeho dokladu uvedena. Dále také:

Ať jste plátce nebo neplátce DPH, každá vystavená faktura musí mít přiřazené číslo. Toto číslo slouží k evidenci dokladu, snadné dohledatelnosti a také pro případnou návštěvu z finančního úřadu.

Číslo faktury tvoří zpravidla číselná řada. Její podobu zákon nestanovuje, nicméně není od věci mít v číslování dokladů pořádek a řád. 

Doklady číslujte chronologicky a vzestupně tak, aby následující faktura měla číslo vždy o 1 vyšší, než ta předcházející. Praktickým a osvědčeným je číslování s využitím aktuálního roku, například 20250001, 20250002 a podobně, kdy je na první pohled vidět, z jakého roku doklad pochází že se jedná o první, druhou, třetí… fakturu. 

V číselné řadě nesmí vzniknout mezera. Faktury tedy nikdy nemažte, ani když jsou vystaveny chybně. K jejich opravě slouží opravný doklad. Zákaz mazání platí také pro neuhrazené faktury po splatnosti nebo archivované faktury. 

Pro číslování faktur lze použít kromě čísel také písmena a znaky. Zde se však mějte na pozoru, pokud využíváte číslo dokladu také jako variabilní symbol. Ten totiž může být složený pouze z čísel.
Dnešní fakturační nástroje vám usnadní práci v tom, že si nastavíte formát číselné řady a dle tohoto zadání pak každý doklad bude mít automaticky své řádné číslo.

Do povinných náležitostí faktury patří také různé datumy. I zde najdeme rozdíly u plátců a neplátců DPH.

Na fakturách u neplátců není ze zákona povinné uvádět datum splatnosti a také není stanoveno, do kdy je třeba po dodání zboží nebo služby fakturu vystavit. 

I přes to však doporučujeme splatnost do faktur uvádět, aby bylo jasné, do kdy požadujete fakturovanou částku uhradit. Pokud datum splatnosti na dokladu nebude, uvažuje se lhůta stanovená občanským zákoníkem, která je 30 dnů.

Plátci DPH naopak musí respektovat zákonem stanovené termíny. 

Primárně musí mít na paměti, že faktura se vystavuje nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění, případně ode dne přijetí platby. 

Povinné je také uvádět na faktury DUZP, datum uskutečnění zdanitelného plnění. Je to den, ve kterém bylo skutečně dodáno zboží nebo poskytnutá služba a plátcům tímto vzniká povinnost odvést DPH. Zpravidla je stejné, jako datum vystavení faktury.

Datum splatnosti sice není zákonem dané, ale na faktury jej pro pořádek uvádějte. Pokud není sjednáno smluvně, doporučuje se nastavit splatnost dokladu na 14 – 30 dnů.

Vaše práce je služba, kterou poskytujete, a je důležité ji správně vyfakturovat. Promyslete si, jak chcete svou práci ohodnotit a stanovte správnou cenu. Zvažte, zda-li budete fakturovat za odpracovaný čas, nebo stanovíte cenu za jednotlivé provedené úkoly. Vše si ideálně písemně sjednejte se zákazníkem.

Pokud vaše podnikání přesahuje hranice České republiky, zjistěte si, jaká pravidla platí pro zahraniční fakturaci. 

Začneme obecnými náležitostmi, jako je jazyk faktury. Zvolte jazyk vašeho zákazníka, případně jazyk, kterým mluvíte oba dva. Ulehčíte si tak vzájemnou komunikaci i vlastní platbu. 

Nezapomeňte na faktuře uvést mezinárodní platební údaje IBAN a SWIFT, aby veškeré peněžní transakce proběhly bez komplikací. 

Zvláštní pozornost pak věnujte správnému zúčtování DPH. Právě režim DPH u konkrétní obchodní transakce ovlivní další povinné náležitosti faktury a je závislý na zemi, do které faktury vystavujete. Raději si dopředu ověřte, zda-li nebudete spadat do režimu reverse charge, OSS a podobně.

I zkušenému fakturantovi se na vystavených dokladech může vyskytnout chyba. Buď uvede neúplné údaje o dodavateli nebo odběrateli, nebo přeskočí číslo v číselné řadě. 

Další častou chybou je pozdě vystavená faktura, doklad má špatný režim DPH, uvede se chybný variabilní symbol nebo číslo účtu, není QR kód pro zjednodušení platby…

Podobným přešlapům lze předejít, pokud si pro fakturaci zvolíme vhodného pomocníka. Dostupné fakturační systémy mohou usnadnit práci a ušetřit čas i peníze. 

Například Vyfakturuj.cz je online fakturační nástroj, který vám ušetří čas, peníze i vrásky na čele. Na začátku nastavíte vše potřebné (adresu, název firmy, jméno, ne/plátcovství DPH, měnu, jazyk) a pak fakturujete na pár kliknutí.

Pro každého odběratele si vytvoříte vlastní šablonu dokladu, pravidelné faktury se automaticky odesílají v nastaveném intervalu a vložený QR kód urychlí platbu. Systém pohlídá splatnost faktur a u těch neuhrazených zašle neplatičům až tři upomínky. 

Vystavené faktury lze filtrovat dle různých parametrů a díky exportům v několika formátech usnadníte život také vašim účetním.