Jak vystavit fakturu jednoduše a bez starostí

Vystavit fakturu není složité, pokud víte, jaké údaje na ní vyžaduje zákon a jak se liší povinnosti plátců a neplátců DPH. Tento článek vás provede celým procesem krok za krokem a ukáže vám, jak fakturovat rychle, správně a bez zbytečných chyb!

Řekněme, že faktura je dokumentem, který dokládá, že za nějakou poskytnutou službu nebo vyrobené zboží náleží dodavateli určitý obnos peněz, který mu má ve stanovené lhůtě uhradit odběratel. Zjednodušeně se jedná o předpis platby za dodané zboží nebo službu.

Protože jde o doklad, který je pro podnikatele či živnostníka stěžejní, jelikož dokazuje jeho příjmy, musí faktura obsahovat stanovené náležitosti a měla by mít určitou formu. Nezapomeňte také na to, že faktury slouží jako podklady pro různá přiznání, a proto je nutné mít je řádně číslované a dostupné pro případnou kontrolu.

I kdybyste si vzali papír a tužku a fakturu jednoduše napsali, pak pokud bude mít vše, co na ní má být uvedeno, bude to platný doklad. V dnešní době však už takovému “psaní” faktur odzvonilo, vytvořit fakturu lze mnohem jednodušší cestou.

Na této klasice zřejmě začíná každý podnikatel a živnostník. Tato varianta je použitelná v případě, kdy vystavujete jednu fakturu za uherský rok, protože při vyšším počtu vystavených dokladů hrozí, že ve fakturaci uděláte chybu. Buď si spletete číslo faktury nebo na dokladu nebudou uvedeny všechny povinné informace.

Velmi příjemnou a jednoduchou fakturaci vám zaručí některý z online fakturačních nástrojů. Dnes jich je na trhu spousta, takže si vybere opravdu každý. Výhodou takovéto fakturace je její automatizace a jednodušší administrativa. Fakturační programy také dbají na to, aby veškeré vystavené doklady měly zákonem stanovené náležitosti. S tím vám odpadá spousta starostí.

Začínáte podnikat a řešíte své první faktury? Právě teď máte jedinečnou možnost získat fakturační systém Vyfakturuj.cz s 80% slevou pro začínající podnikatele na celý rok.

Pokud je vaše IČO mladší než dva roky, můžete využít slevu na svůj první roční tarif a získat fakturační systém za zlomek běžné ceny.

Vyfakturuj.cz za vás hlídá všechny povinné náležitosti faktur, automaticky čísluje doklady a kontroluje splatnosti. Navíc vás upozorní na nezaplacené faktury i blížící se limit pro DPH.

Díky QR platbám, propojení s bankou a jednoduchým exportům pro účetní máte ve fakturaci jasno od první zakázky. Bez chyb, bez stresu a vždy v souladu se zákonem.

Účetní programy představují další úroveň pro tvorbu faktur. Tento software je už natolik komplexní, že zpravidla obsahuje také funkce pro vedení účetnictví a správu mezd. Využijí jej tedy spíše velké firmy a jejich účetní oddělení.

V praxi se velmi často setkáváme nejen s klasickou fakturou, ale také se zálohovou fakturou nebo třeba proformou. Pojďme se podívat, co jednotlivé druhy faktur znamenají.

Jak bylo uvedeno výše, podoba faktury závisí zejména na tom, zdali ji vystavuje plátce nebo neplátce DPH. Na základě toho je pak na fakturu pohlíženo jako na:

Neplátci DPH jsou podnikatelé a živnostníci, kteří při podnikání nepřesáhli svým obratem zákonem stanovený limit nebo se sami k plátcovství nepřihlásili. Jsou to osoby, které nejsou registrované k dani z přidané hodnoty a tedy DPH neodvádí ani ji neuvádí na svých fakturách.

Naopak plátci DPH jsou k dani z přidané hodnoty registrovaní, DPH odvádí a na svých fakturách DPH uvádějí. Plátcem se stanete po překročení zákonem stanoveného limitu nebo když se k plátcovství dobrovolně přihlásíte.

Faktura, kterou vystavují neplátci DPH, by měla obsahovat následující informace:

Správně vystavená faktura pak může vypadat například takto:

Faktury vystavované plátci DPH jsou daňovými doklady a oproti neplátcům obsahují nějaké údaje navíc:

Správně vystavená faktura pro plátce DPH pak může vypadat například takto:

Fakturujete-li také za hranice naší země, nezapomeňte si opravdu řádně hlídat svůj obrat. Z hlediska ne/plátcovství jsou totiž pro zahraniční fakturaci nastavena různá pravidla a existují různé režimy, ve kterých lze fakturovat a odvádět daně.

Zálohová faktura je jedním z typů nedaňových dokladů, prostřednictvím kterého můžeme po zákazníkovi vyžadovat platbu určité částky předem. Zpravidla jsou zálohové faktury využívané v případě velkých nebo nákladných zakázek, u kterých je třeba nejdříve pořídit materiál a podobně. Dále je dobré vědět, že i na jednu zakázku lze vystavit několik zálohových faktur, i s rozdílnými částkami.

Pokud se o zálohovkách chcete dozvědět víc, i včetně toho, jak z nich vystavit koncovou fakturu, mrkněte na článek, který jsme na toto téma napsali: Zálohová faktura a jak ji vystavit

Točí se vám z fakturace hlava? Tak už nemusí. Vyzkoušejte online fakturační program Vyfakturuj.cz. Hned v úvodním nastavení uvedete, zda-li jste plátci nebo neplátci DPH a od toho se bude odvíjet vše ostatní, včetně náležitostí vystavovaných faktur.

Díky automatizaci procesů, na kterou klade Vyfakturuj.cz velký důraz, pak můžete jednoduše párovat vystavené doklady s příchozími platbami, zasílat po datu splatnosti upomínky o neuhrazených dokladech a mnoho dalšího. Hodit se vám mohou také exporty v různých formátech či grafy a přehled příjmů.

Jak vystavit fakturu, když nejsem OSVČ?

Ano, pokud se jedná o příležitostný příjem (do 50 000 Kč/rok) můžete fakturovat i bez Živnostenského oprávnění (IČO) jako soukromá osoba. Příležitostný příjem představuje jednorázové a nepravidelné příjmy z činností, které nevykonáváte soustavně a pro které nemáte živnostenské oprávnění. Pokud si příležitostným příjmem přivyděláte méně než 50 000 Kč, nemusíte tento výdělek danit. 

Co je to DUZP a musím ho na fakturu uvádět?

DUZP je Datum uskutečnění zdanitelného plnění. Tento údaj je povinný pouze pro plátce DPH. Je to den, kdy došlo k dodání zboží nebo poskytnutí služby, a určuje, do kterého měsíce/čtvrtletí spadne odvod DPH státu. Neplátci DPH tento údaj neuvádějí.

Je zálohová faktura daňovým dokladem?

Ne. Zálohová (nebo proforma) faktura slouží pouze jako záloha k platbě a nejedná se o účetní ani daňový doklad. Do účetnictví se dostává až následná vyúčtovací faktura, kterou vystavíte po přijetí platby nebo dodání zboží.

Zdroje: