Jan Linhart: Jak na fakturaci bez zbytečného stresu? 

Působíme v oblasti digitálního vzdělávacího obsahu, konkrétně se specializujeme na vydávání audioknih zaměřených na osobní a profesní rozvoj. Byli jsme jedním z průkopníků audioknižního trhu v České republice.  Když jsme v roce 2013 začínali, audioknihy u nás teprve získávaly na popularitě, a my jsme viděli obrovský potenciál propojit vzdělávání s pohodlím poslechu.

Naše zaměření na seberozvojovou a populárně naučnou literaturu není náhodné – věříme, že audio formát je skvělý způsob, jak zpřístupnit vzdělávací obsah i během běžných denních aktivit. Ať už při cestě do práce, při sportu nebo třeba při vaření.

Náš pracovní den zahrnuje široké spektrum aktivit. Staráme se o digitální vydavatelství a e-shop. Věnujeme se jak B2B segmentu, kde spolupracujeme s partnery a firmami, tak B2C segmentu, kde obsluhujeme komunitu více než 25 000 aktivních zákazníků.

Významnou část dne věnujeme správě a tvorbě digitálního obsahu, komunikaci se zákazníky a partnery, a samozřejmě administrativě, kde hraje klíčovou roli právě efektivní systém fakturace.

Původně jsme používali vlastní řešení integrované do našeho e-shopového systému. Zpočátku to stačilo, ale jak se naše podnikání rozrůstalo a legislativa se zpřísňovala, tak udržovat a neustále aktualizovat systém začalo být čím dál složitější. V roce 2018, při redesignu našeho e-shopu, jsme na doporučení našich vývojářů přešli na Vyfakturuj.cz.

Vyfakturuj.cz se ukázalo jako správné specializované řešení, které je správnou volbou z hlediska poměru ceny, výkonu a dlouhodobé udržitelnosti.

O Vyfakturuj.cz jsme se dozvěděli na základě doporučení našeho vývojářského týmu během redesignu našeho e-shopového řešení v roce 2018. Hledali jsme tehdy způsob, jak zefektivnit fakturaci, aniž bychom museli vyvíjet vlastní řešení. 

Přesvědčila nás především kombinace pokročilých funkcí a jednoduchosti použití. Klíčovým faktorem bylo také to, že Vyfakturuj.cz nabízí spolehlivou integraci s platební bránou GoPay, kterou využíváme pro 98 % našich transakcí, a možnost exportu dat v různých formátech pro účetní účely.

Přechod na Vyfakturuj.cz proběhl velmi hladce, především díky dobře připravené dokumentaci a intuitivnímu rozhraní. Systém jsme implementovali paralelně pro dvě různé části našeho podnikání – nakladatelství (B2B) a e-shop (B2C), přičemž každá měla své specifické požadavky. 

Mile nás překvapila flexibilita systému při nastavování různých uživatelských účtů a automatizace procesu vytváření faktur po zaplacení objednávky. Systém nám umožnil efektivně spravovat jak manuální fakturaci pro B2B segment, tak automatickou fakturaci pro e-shop.

Základní orientace v systému byla otázkou několika hodin, přičemž plné využívání všech potřebných funkcí jsme zvládli během prvního týdne. Systém je navržený velmi intuitivně a jeho ovládání je přímočaré.

Díky třem různým uživatelským účtům: pro nakladatelství, e-shop a API testování, jsme mohli postupně implementovat různé části systému podle našich priorit. To nám umožnilo bezpečně otestovat všechny funkce, před jejich plným nasazením do ostrého provozu.

Největší úsporu času přináší automatizace fakturace. Jakmile zákazník zaplatí objednávku, systém automaticky vystaví fakturu, takže odpadlo ruční zadávání. S měsíčním objemem faktur v hodnotě 250 000 – 500 000 Kč je tato automatizace klíčová pro efektivní správu našeho podnikání.

Významnou časovou úsporu představuje také snadný export dat pro účetní účely na konci měsíce. Možnost generovat přehledy a exportovat faktury v různých formátech (PDF, XML) výrazně zjednodušila naši měsíční uzávěrku a přípravu podkladů pro DPH.

Výrazným přínosem bylo zejména období, kdy jsme přecházeli ze systému zálohových faktur na přímou fakturaci po zaplacení. Díky Vyfakturuj.cz proběhla celá změna hladce a bez komplikací pro zákazníky.  Systém se nám také osvědčil při správě oddělené B2B a B2C fakturace, kdy dokážeme efektivně spravovat dva různé typy fakturace pod jednou střechou, každý se svými specifickými požadavky a procesy.

Vyfakturuj.cz bychom doporučili především firmám, které kombinují různé typy obchodních modelů (B2B i B2C) a potřebují flexibilní řešení pro různé typy fakturace. Systém je ideální pro e-shopy s větším objemem transakcí, kde automatizace fakturace přináší významnou úsporu času. 

Zvláště vhodný je i pro firmy, které chtějí mít profesionální fakturační systém bez nutnosti vývoje vlastního řešení, a přitom potřebují spolehlivou integraci s různými platebními bránami a možnost exportu dat pro účetní systémy.

Naším hlavním tipem je důkladně promyslet strukturu uživatelských účtů a oprávnění hned na začátku. My využíváme oddělené účty pro B2B a B2C fakturaci, plus testovací účet pro API, což se ukázalo jako velmi efektivní řešení. Doporučujeme také plně využít možnosti automatizace a integrace s platebními bránami. Nastavení automatického generování faktur po přijetí platby významně zjednodušuje celý proces a minimalizuje prostor pro chyby.

Jednoznačně je to kombinace automatizace a flexibility systému. Možnost nastavit různé procesy pro různé typy fakturace (B2B vs B2C) při zachování jednoduchosti použití je pro nás klíčová. Systém nám umožňuje efektivně spravovat velký objem transakcí a zároveň poskytuje potřebnou flexibilitu pro specifické případy, což perfektně odpovídá potřebám našeho rostoucího digitálního vydavatelství ProgresGuru.

Naše aplikace má spoustu dalších funkcí, které vám usnadní fakturaci a účetnictví. Které to jsou?

Přes náš program fakturuje už téměř 50 000 spokojených uživatelů. Přidejte se k nim i vy. Začněte zdarma ještě dnes.