Mějte byznys v telefonu: Jak mobilní aplikace zrychlí fakturaci i cash flow 

Dnes už kvůli tomu nemusíte čekat na návrat do kanceláře. Stačí mobilní telefon, ve kterém zkontrolujete stav pohledávek, vystavíte fakturu, odešlete ji zákazníkovi nebo zaevidujete náklad.

V tomto článku vám ukážeme, jak pomocí několika jednoduchých kroků lépe řídit cash flow, proč se vyplatí mít byznys v telefonu a jak vám s každodenní finanční agendou pomůže mobilní aplikace Vyfakturuj.cz.

Ne každé firemní rozhodnutí počká na chvíli, kdy se vrátíte k počítači. Klient se ptá na cenovou nabídku, potřebujete ověřit stav platby, dohledat doklad nebo rychle zjistit, co už je uhrazené a co ještě visí ve vzduchu.

Mít byznys v telefonu neznamená řídit celou firmu z displeje. Znamená to mít po ruce klíčové informace a úkony, které vám pomohou reagovat rychleji, rozhodovat se s lepším přehledem a nenechávat administrativu zbytečně brzdit cash flow.

Odkládání fakturace přímo prodlužuje dobu, po kterou čekáte na úhradu. Pokud fakturu vystavíte až několik dní po dokončení práce, posouváte tím nejen splatnost, ale i reálný příjem peněz na účet.

Proto je efektivnější fakturovat ihned po předání služby, dokončení zakázky nebo potvrzení objednávky. Fakturace se tak stává standardní součástí obchodního procesu.

Stejný princip platí i pro náklady. Po cestě natankujete nebo koupíte materiál? Účtenku nemusíte schovávat v peněžence. Stačí ji vyfotit v mobilní aplikaci Vyfakturuj.cz a rovnou zaevidovat jako náklad. Výdaje tak evidujete průběžně a máte přesnější přehled o nákladech firmy. 

Pokud už řešíte faktury po splatnosti, připravili jsme pro vás také samostatný článek o tom, jak v takové situaci postupovat, jak klienta upozornit a jak efektivně vymáhat dlužnou částku.

Vystavení faktury nemusí být úkol, který čeká až na návrat do kanceláře. V mobilní aplikaci Vyfakturuj.cz máte fakturaci po ruce kdykoliv- po schůzce s klientem, na cestách, v kavárně i mezi dvěma zakázkami. 

Místo ručního přepisování údajů jednoduše vyberete klienta z adresáře. Fakturační údaje se doplní automaticky, takže šetříte čas a zároveň minimalizujete překlepy v názvu firmy, IČO, DIČ nebo adrese.Pokud fakturujete novému klientovi, můžete využít propojení s registrem ARES. Stačí zadat IČO nebo název firmy a údaje odběratele se načtou automaticky z veřejného registru. 

Do faktury vložíte službu nebo produkt, upravíte množství, cenu a případně další informace. Právě tady oceníte, že můžete fakturovat hned po dokončení práce, dokud máte zakázku čerstvě v hlavě. Mobilní aplikace navíc nabízí našeptávač položek faktury. Stačí začít psát název služby nebo produktu a aplikace nabídne již dříve používané položky. Fakturaci tak ještě více zrychlíte. 

Než fakturu odešlete, zkontrolujete údaje, částky, termín splatnosti i formu dokladu. U plátců DPH je důležité myslet také na DIČ, sazbu a výši DPH nebo DUZP. U neplátců zase například na označení, že nejsou plátci DPH, a přehledný popis dodané služby nebo zboží. Díky tomu faktura nepůsobí jako rychle slepený dokument, ale jako profesionální výstup vaší firmy.

Z mobilní aplikace můžete fakturu nejen odeslat e-mailem, ale také ji později označit jako zaplacenou nebo zákazníkovi zaslat platební upomínku. Díky tomu zkracujete dobu mezi dokončením zakázky a vystavením faktury, což pozitivně ovlivňuje cash flow firmy. 

Vystavená faktura ještě neznamená, že máte peníze na účtu. Sledujte zejména:

I dobře fungující firma se může dostat do situace, kdy potřebuje rychle pokrýt nečekané výdaje. Může jít o poruchu vybavení, výpadek zakázek, opožděné platby od odběratelů nebo vyšší provozní náklady.

Doporučuje se rozlišovat krátkodobou a dlouhodobou rezervu. 

Krátkodobá rezerva by měla pokrýt alespoň 3 až 6 měsíců provozních nákladů. Její konkrétní výše závisí na oboru, stabilitě příjmů a rizikovosti podnikání. Důležité je také rezervu pravidelně kontrolovat a upravovat podle toho, jak se firma vyvíjí.

Cash flow není jen o tom, kolik máte dnes na účtu. Stejně důležité je vědět, jak budou vaše příjmy a výdaje vypadat v následujících týdnech nebo měsících. Díky pravidelnému plánování dokážete včas odhalit období, kdy může být hotovosti méně, a přijmout opatření dříve, než se dostanete do finančních problémů.

Do svého plánu zahrňte očekávané zakázky, pravidelné platby, odvody DPH, mzdy, investice nebo splátky úvěrů. Čím přesnější přehled budete mít, tím lépe se vám bude rozhodovat o provozu i dalším rozvoji firmy.

Při plánování budoucích příjmů mohou pomoci také cenové nabídky. V mobilní aplikaci Vyfakturuj.cz je můžete vytvářet, odesílat zákazníkům a po jejich schválení jednoduše převést na fakturu. Získáte tak lepší přehled nejen o vystavených fakturách, ale i o očekávaných zakázkách. 

Plánování cash flow zahrnuje i pravidelnou kontrolu výdajů. Jednou měsíčně si projděte náklady a zhodnoťte, zda firmě skutečně přinášejí hodnotu. 

Ruční přepisování údajů nebo dohledávání faktur v e-mailu stojí zbytečně mnoho času. Moderní fakturační systém většinu administrativy zjednoduší a automatizuje.

Vyfakturuj.cz vám pomůže digitalizovat většinu každodenní administrativy. Vedle vystavování faktur můžete z mobilu vytvářet cenové nabídky, evidovat náklady včetně nahrání účtenky přímo z telefonu, spravovat kontakty, sledovat notifikace o platbách nebo pracovat s více firmami v jednom účtu. Všechny změny se okamžitě synchronizují s webovou verzí systému, takže máte své podnikání pod kontrolou odkudkoliv.