Objednávka v podnikání: Co musí obsahovat a jak na její správné vystavení? (+ Vzor zdarma)

Rychlé shrnutí:

Objednávka je doklad, kterým zákazník vyjadřuje zájem o koupi konkrétního zboží nebo služby za daných podmínek. Jakmile dodavatel objednávku přijme, vzniká mezi oběma stranami závazný obchodní vztah. Správně vystavená objednávka pomáhá chránit práva a povinnosti obou stran a předchází případným nedorozuměním.

Není to daňový ani účetní doklad. Jedná se o dokument, prostřednictvím kterého zákazník objednává konkrétní zboží nebo službu. Dodavatel má díky objednávce přesné informace o tom, co má dodat, v jakém množství, za jakou cenu, v jakém termínu a jakým způsobem.

Forma objednávky není zákonem stanovená a řídí se obecnými ustanoveními občanského zákoníku. Může mít listinnou i elektronickou podobu a lze ji učinit také ústně nebo telefonicky. 

V praxi se nejčastěji objednávky vystavují písemně prostřednictvím e-mailu nebo online systému. Tato forma patří také mezi ty nejbezpečnější, jelikož předchází různým nedorozuměním. V případě sporu je písemná objednávka jasným důkazem o tom, co bylo objednáno a za jakých podmínek.

Odesláním objednávky zpravidla ještě závazný smluvní vztah nevzniká. Jedná se o návrh na uzavření smlouvy.

Závazný obchodní vztah vzniká mezi stranami ve chvíli, kdy dodavatel objednávku přijme. To může udělat potvrzením objednávky e-mailem nebo zahájením plnění, jako je odeslání zboží nebo poskytnutí dané služby.

Jakmile je objednávka přijata, stává se závaznou pro obě strany. Zákazník se zavazuje k převzetí objednaného zboží nebo služby a k úhradě sjednané ceny. Dodavatel se zavazuje k dodání zboží nebo poskytnutí služby za dohodnutých podmínek.

V případě online objednávek přes e-shopy a objednávkové formuláře musí být zákazník před odesláním objednávky jasně informován, že jakmile ji dokončí, vzniká mu povinnost objednávku zaplatit. Proto bývá závěrečné tlačítko označeno jednoznačným textem: “Objednávka zavazující k platbě”, “Zaplatit objednávku”, “Koupit”.

Před odesláním má mít zákazník možnost objednávku zkontrolovat a upravit zadané údaje. Po jejím odeslání je pak vhodné druhou stranou přijetí objednávky neprodleně potvrdit, například automatickým e-mailem.

Konkrétní podmínky se mohou lišit v závislosti na způsobu objednání, obchodních podmínkách dodavatele i druhu zboží nebo služby.

Naše právní předpisy nestanovují, co všechno musí být v objednávce uvedené. Aby však byla jasná a přehledná, je třeba v ní uvádět veškeré důležité informace:

U plátců DPH by měla objednávka také obsahovat konkrétní sazbu DPH, cenu bez DPH a celkovou cenu včetně DPH.

Stáhněte si zdarma vzor objednávky pro plátce i neplátce DPH.

Ke tvorbě objednávek lze využít také online fakturační systémy, jako je Vyfakturuj.cz. Můžete zde vystavit několik typů nedaňových dokladů. Celý systém je také plně automatický – jakmile zákazník objednávku uhradí, vytvoří se faktura se všemi potřebnými náležitostmi, včetně informace, ke které se vztahuje objednávce.

Další funkce systému, které vám usnadní práci, jsou:

Ve Vyfakturuj.cz vystavíte objednávku za pár minut a můžete na ni navázat dalšími dokumenty, které v rámci obchodní transakce potřebujete.

Každá objednávka nemusí automaticky skončit úspěšným obchodem. Zákazník má právo svou objednávku před jejím přijetím zrušit. Pokud už byla potvrzena a vznikla tak kupní smlouva, je zákazník oprávněn za určitých podmínek od smlouvy odstoupit. 

Spotřebitelé, kteří nakoupili prostřednictvím e-shopu, telefonicky či jiným způsobem na dálku, mají 14denní lhůtu na odstoupení od smlouvy bez udání důvodu. Lhůta zpravidla končí uplynutím 14 dnů od převzetí zboží. Odstoupení od smlouvy je možné i před samotným převzetím zboží.

Občanský zákoník však stanovuje výjimky, na základě kterých odstoupení od smlouvy v uvedených 14 dnech není možné. Například:

I když prodávající není v těchto případech povinen odstoupení od smlouvy přijmout, vstřícný přístup se vyplatí. Nabídka výměny zboží, opravy nebo jiného vhodného řešení může zvýšit spokojenost zákazníků a posílit důvěru ve vaše podnikání.

Je také dobré vědět, že 14denní lhůta pro odstoupení od smlouvy bez udání důvodu se ze zákona vztahuje pouze na spotřebitele (B2C). Při nákupu mezi podnikateli (B2B) toto právo neplatí, pokud není stranami smluvně sjednáno.

Postup: Cenová nabídka – objednávka – realizace – faktura se osvědčil v poskytování služeb nebo zakázkové výrobě u spousty firem. Zákazník nejprve schválí cenu i podmínky spolupráce a následně je objednávkou potvrdí. 

Obě strany mají díky tomuto postupu jasno v tom, jak bude celý obchod vypadat. Výsledkem je méně nedorozumění, méně reklamací a profesionálnější spolupráce.

Aby objednávky končily spokojeností obou zúčastněných stran, hodí se mít na paměti tyto následující body:

Objednávka, cenová nabídka i faktura mohou být součástí jedné obchodní transakce, každý z těchto dokladů však plní jinou funkci. Budete-li je správně rozlišovat, předejdete nedorozuměním se zákazníky i zbytečným administrativním chybám.

Prvním krokem obchodního jednání bývá cenová nabídka, ve které dodavatel zákazníkovi představí důležité informace o plánované zakázce. Zahrnuje popis zboží nebo služby, rozsah prací, použitý materiál a jeho množství, cenu, termín dodání i další podmínky spolupráce. Čím podrobnější cenová nabídka je, tím větší je pravděpodobnost, že ji zákazník přijme. 

Kvalitně zpracovaná cenová nabídka jasně říká, co může zákazník od dodavatele očekávat, a dodavatel má přesně stanovený rozsah budoucí zakázky. Před uzavřením si navíc obě strany mohou vysvětlit případné nejasnosti.

Cenová nabídka se využívá zejména při poskytování služeb, zakázkové výrobě nebo u větších projektů, u kterých se cena odvíjí od individuálních požadavků zákazníka.

Pokud zákazník s cenovou nabídkou souhlasí, následuje objednávka. Jejím prostřednictvím dává dodavateli najevo, že má o konkrétní zboží nebo služby zájem. 

Obsahem je obvykle identifikace zúčastněných stran, popis zboží, služby, množství, cena, termín dodání a platební podmínky. Jakmile dodavatel objednávku přijme, vzniká mezi stranami závazný smluvní vztah.

Pracujete-li s objednávkami pravidelně, vyplatí se pro jejich tvorbu využívat online systém, který vám pohlídá, že obsahují veškeré potřebné náležitosti, vytvoří je ve formátu PDF a jednoduše odešle zákazníkovi.

Faktura bývá posledním dokladem celé obchodní transakce. Dodavatel ji vystavuje po dodání zboží nebo poskytnutí služby, případně po přijetí platby, vyžadují-li to okolnosti obchodu. 

Slouží k vyúčtování poskytnutého plnění a obsahuje částku, kterou má zákazník uhradit, nebo potvrzuje přijetí platby. Je-li dodavatel plátcem DPH, jedná se o daňový doklad, který musí obsahovat zákonem stanovené náležitosti.

Nenechávejte obchodování náhodě mějte své doklady pod kontrolou. S Vyfakturuj.cz vystavujte objednávky, cenové nabídky i faktury na pár kliknutí. Vše budete mít přehledně na jednom místě a lehce dohledatelné.

Je objednávka povinná?

Objednávka není povinná, žádný právní předpis podnikatelům neukládá povinnost vystavovat objednávky. Její používání však doporučujeme, jelikož slouží jako důkaz toho, na čem se zúčastněné strany dohodly.

Lze prodávat bez objednávky?

Ano, prodej zboží nebo služeb může probíhat i bez předem uzavřené objednávky, například při nákupu v kamenné prodejně. V mnoha případech je však objednávka vhodná, jelikož pomáhá předejít nedorozuměním mezi prodávajícím a zákazníkem, potvrzuje sjednané podmínky obchodu a usnadňuje evidenci zakázek a jejich následné vyřízení.

Musí být objednávka podepsaná?

Ne, podpis není povinnou náležitostí objednávky. Stěžejní je, aby bylo možné prokázat, že druhá strana objednávku přijala, nebo s ní souhlasila. To lze například doložit zaslaným potvrzovacím e-mailem, prostřednictvím online systému a podobně.

Je objednávka daňový doklad?

Objednávka není daňovým ani účetním dokladem, slouží pouze jako doklad uzavření obchodního vztahu. 

Jak dlouho je objednávka platná?

Platnost objednávky závisí na podmínkách uvedených v samotné objednávce, případně v obchodních podmínkách prodávajícího či dodavatele. Pokud je v objednávce stanovena lhůta pro její přijetí, je závazná právě tato lhůta.

Není-li doba platnosti určena, občanský zákoník nestanovuje jednotnou lhůtu. Objednávku je proto vhodné přijmout nebo odmítnout bez zbytečného odkladu, aby nevznikly pochybnosti o tom, zda je nabídka stále aktuální.

Zdroje: