Faktury, faktury online, fakturace ZDARMA | Vyfakturuj.cz 
Obsah:
Evropské nařízení eIDAS přitom rozlišuje tři úrovně elektronického podepisování a každá se hodí na jiné situace. Pojďme se podívat, která stačí na fakturu, která na smlouvu a bez které se nedomluvíte s úřady.
Tři úrovně podle eIDAS: od vizitky po občanku
Elektronický podpis není jedna věc. Nařízení eIDAS, platné v celé Evropské unii, popisuje tři stupně, které se liší tím, jak spolehlivě prokazují, kdo a co podepsal.
Prostý elektronický podpis.
Naskenovaný obrázek vlastnoručního podpisu vložený do PDF, vaše jméno v patičce e-mailu nebo kliknutí na tlačítko „Souhlasím“ v online formuláři. Vytvoří ho kdokoliv během vteřiny a přesně v tom spočívá jeho slabina. Sám o sobě funguje jako vizitka: naznačuje, kdo dokument poslal, ale nedokazuje to.
Zaručený elektronický podpis.
Vzniká kryptograficky a je jednoznačně spojený s podepisující osobou. Když někdo soubor po podepsání změní, pozná se to. Představte si pečeť, kterou umíte otisknout jen vy. Je to docela dobrá ochrana, jenže úřadům obvykle nestačí.
Kvalifikovaný elektronický podpis.
Nejvyšší stupeň: zaručený podpis založený na kvalifikovaném certifikátu, který vám po ověření totožnosti vydá certifikační autorita, uložený na certifikovaném prostředku, typicky USB tokenu nebo čipové kartě. Jako jediný má ze zákona váhu podpisu vlastní rukou. O jeho uznání rozhoduje legislativa, ne dobrá vůle úředníka.
Kdy vám prostý podpis stačí a kde už narazí?
U smluv a dalších soukromoprávních dokumentů, tedy všude tam, kde stát nepředepisuje úřední formu, zákon výslovně připouští i nejjednodušší úroveň podepsání. V praxi tak legálně a platně vyřídíte:
- Běžný obchodní styk. Objednávky, cenové nabídky, potvrzení dodacích podmínek, zápisy z porad, interní směrnice. Akceptace e-mailem tady funguje jako plnohodnotné uzavření dohody, občanský zákoník nechává formu na stranách.
- Smlouvy uzavírané v online portálech. Kliknutím v klientské zóně vzniká platný závazek, ať jde o nový tarif u operátora, změnu dodavatele energií, nebo cestovní pojištění.
- Podpis přes bankovní identitu (Bank iD). Rezervační smlouva k hypotéce, úvěrové dokumenty, pojistka. Vaši totožnost už jednou důkladně ověřila banka, takže se dá zpětně doložit, že jste dokument podepsali skutečně vy. Přesně proto tuhle cestu finanční instituce běžně používají. Právně jde o jednodušší úroveň, důkazně ale míří mnohem výš.
- Podepisovací platformy. Nástroje typu DocuSign nebo DigiSign ukládají auditní stopu: kdo, kdy, z jakého zařízení a po jakém ověření podepsal. Na obchodní smlouvy to obvykle bohatě stačí.
Síla prostého podpisu totiž stojí a padá s důkazní stopou okolo něj. Samotný sken vložený do PDF neprokazuje skoro nic; klik po přihlášení ověřenou identitou naopak obstojí i u soudu. Drtivá většina podnikatelské agendy se odehraje právě v této úrovni.
Kde byste měli zvážit silnější podpis: u podání, kde formu předepisuje stát, a u závazků tak velkých, že by se případný spor prodražil. Podívejme se na ně podrobněji.
Kde prostý podpis narazí
Existují situace, ve kterých vám sken ani kliknutí nepomůžou:
- Komunikace s úřady bez datové schránky. Daňové přiznání, přehledy pro ČSSZ a zdravotní pojišťovnu, žádosti, odvolání. Elektronická podání tohoto typu přijímají úřady jen s kvalifikovaným podpisem.
- Veřejné zakázky a dotace. Nabídky do zadávacích řízení i žádosti o podporu musíte podepsat kvalifikovaně, jinak je systém odmítne.
- Regulované profese. Lékaři ho potřebují k vystavování eReceptů, advokáti k datovým úkonům a konverzím dokumentů, znalci a autorizovaní inženýři k razítkům v elektronické podobě.
- Dokumenty, u kterých hrozí spor. Uznání dluhu, směnky, pracovněprávní papíry, dodatky smluv s velkou hodnotou. Tady chcete podpis, který soud uzná bez dokazování.
- Dlouhodobá archivace. K podpisu se přidává časové razítko, které prokáže, že dokument v daném okamžiku existoval a od té doby se nezměnil.
A co datová schránka?
Možná si říkáte: mám datovku, tak proč tohle všechno řešit? Odeslání z datové schránky skutečně nahradí podepsané podání vůči úřadům a pro spoustu podnikatelů je to dostačující řešení. Jenže schránka ověří jen to, že zprávu odeslal její majitel. Dokument uvnitř zůstává nepodepsaný.
Smlouvu pro obchodního partnera, plnou moc, nabídku do zadávacího řízení ani eRecept datovkou nevyřídíte. Jakmile potřebujete na konkrétním PDF svůj právně plnohodnotný podpis, bez kvalifikovaného certifikátu se nepohnete. Obě věci se navíc skvěle doplňují: schránka na doručování, certifikát na podepisování.
Jak kvalifikovaný podpis získat
Klasická cesta vede přes certifikační autoritu, v Česku třeba PostSignum České pošty nebo I.CA. Na pobočce prokážete totožnost, zaplatíte certifikát a doma vás čeká instalace: ovladače k tokenu, import do systému, nastavení aplikace na podepisování PDF. Zvládnout se to dá, ovšem právě u tohoto kroku se spousta lidí zasekne a stráví nad ním celé odpoledne, místo aby se věnovala tomu, co je primárně živí.
Pohodlnější varianta: nechat si všechno zřídit tam, kde pracujete. Specialista služby elektronickypodpis.cz přijede k vám do kanceláře, ověří doklady, vystaví certifikát, nainstaluje ho na počítač s Windows i macOS a ukáže vám, jak podepisovat. Celé to trvá zhruba 60 minut; zřízení stojí 3 900 Kč bez DPH plus cenu certifikátu. Ve frontě nestojíte ani minutu a s instalací si nelámete hlavu.
Počítejte s tím, že certifikát platí rok a poté se obnovuje. To už vyřídíte online, bez další návštěvy.
Rychlá pomůcka na závěr
Podepisujete jen faktury a běžné smlouvy s partnery, kterým věříte? Prostý podpis vám zatím stačí. Komunikujete s úřady, hlásíte se do zakázek, nebo patříte k regulované profesi? Bez kvalifikovaného certifikátu se neobejdete. A čím dřív si ho zřídíte, tím dřív přestanete tisknout, podepisovat a skenovat. Ať už zvolíte cestu přes pobočku, nebo si necháte vše nastavit v kanceláři, výsledek je stejný: podpis, se kterým vyřídíte úřady i milionové smlouvy od svého stolu.
Jak je to s podpisem na faktuře?
Otázka, kterou si živnostníci a firmy pokládají: Musí být na faktuře elektronický podpis?
Stručná odpověď zní: Nemusí. Zákonné náležitosti daňového dokladu (podle zákona o DPH ani zákona o účetnictví) podpis nepředepisují. Fakturu tedy vygenerujete a pošlete odběrateli úplně bez něj.
Pokud ale chcete, aby vaše doklady vypadaly profesionálně, můžete na ně vizuální podpis či razítko přidat. Ve Vyfakturuj.cz si stačí v nastavení nahrát obrázek vašeho podpisu s razítkem a systém ho automaticky vloží na každou vystavenou fakturu.
