Vylepšete a zrychlete svůj byznys díky automatizacím ve Vyfakturuj.cz 

Fakturace nutně nemusí znamenat spoustu času a trápení, pokud si ji usnadníte automatizacemi. Pokud máte pocit, že trávíte mnoho času administrativou, tak tento článek je přímo pro vás. 

Nezaplacené faktury patří mezi starosti, se kterými se dřív nebo později setká téměř každý podnikatel. Dobrá zpráva je, že za nimi ve většině případů nestojí špatný úmysl. Často jde jen o obyčejné zapomenutí. 

Jenže i zapomenutá platba může v podnikání udělat nepořádek. Když peníze nedorazí včas, hůř se plánují výdaje, investice i běžné fungování. Zkrátka, zdravé cash flow potřebuje, aby faktury nezůstávaly zbytečně viset po splatnosti. 

A právě s tím vám ve Vyfakturuj.cz pomůžou automatické upomínky. Stačí je jednou nastavit a systém už zákazníka na neuhrazenou fakturu upozorní za vás. Můžete si nastavit až 3 upomínky, které se odešlou automaticky podle pravidel, která si sami zvolíte. 

Automatické upomínky vám pomůžou:

Máte zákazníky, kterým fakturujete každý měsíc stejnou částku? Třeba za paušální služby, servis, pronájem, členství nebo dlouhodobou spolupráci? Nastavte si ve Vyfakturuj.cz pravidelné faktury a nechte systém, ať je hlídá za vás. 

Stačí vytvořit vzor, určit termín vystavení a Vyfakturuj.cz podle něj fakturu automaticky vystaví. Fakturu může i rovnou odeslat na e-mail zákazníka.

Vy tak nemusíte hlídat termíny, přepisovat stejné údaje ani si každý měsíc připomínat, komu je potřeba fakturu vystavit. Pravidelné faktury vám pomůžou udržet fakturaci pod kontrolou, nezapomenout na žádný doklad a mít stabilnější příjem bez práce navíc.

Kontrolovat bankovní účet a ručně označovat faktury jako uhrazené je práce, která umí rychle narůst. U pěti faktur měsíčně to možná ještě nevadí. U desítek faktur už je to ale zbytečná administrativa, která vám bere čas i pozornost. 

Ve Vyfakturuj.cz si můžete nastavit párování plateb s bankou. Jakmile zákazník fakturu zaplatí, systém podle částky a variabilního symbolu pozná, ke které faktuře platba patří, a označí ji jako uhrazenou. Vy tak máte rychlejší přehled o tom, co už je zaplacené a co ještě čeká na úhradu. 

Párování plateb vám pomůže hlavně s tím, že:

Růst podnikání je skvělý. Znamená, že se vám daří, přibývají zakázky a faktury rostou. S růstem přicházejí  i nové povinnosti. Třeba registrace k DPH. 

A právě obrat pro DPH je něco, co se nevyplatí nechávat náhodě. Když fakturujete víc a víc, je dobré vědět, jestli se náhodou neblížíte k důležitým limitům. Plátcem DPH se můžete stát buď dobrovolně, nebo povinně ze zákona. U povinné registrace se sledují hranice 2 000 000 Kč a 2 536 500 Kč. Podle toho, kterou hranici překročíte, se liší i datum, od kdy se plátcem DPH oficiálně stanete. Podrobněji jsme to rozepsali v tomto článku.

Díky tomu:

Tato automatizace vám přímo nevydělá peníze navíc, ale může vám ušetřit hodně stresu, času a případných problémů.

Zálohové faktury jsou skvělý pomocník. Pomůžou vám chránit cash flow, pokrýt náklady předem a ověřit si, že zákazník má o vaši službu nebo produkt skutečný zájem.

Horší to někdy bývá s jejich vyúčtováním. Nejdřív vystavíte zálohovou fakturu, pak čekáte na úhradu, následně řešíte navazující doklad a nakonec konečné vyúčtování. Pokud to děláte ručně, stačí chvilka nepozornosti a chyba je na světě.

Vyfakturuj.cz vám tuhle administrativu pomůže zjednodušit. Jednotlivé doklady na sebe snadno navážete a po zaplacení zálohy systém automaticky vytvoří správný doklad podle toho, jestli jste plátce, nebo neplátce DPH.

Automatizace vám pomůže hlavně s tím, abyste: 

Takže místo hlídání každého kroku zvlášť můžete nechat rutinní část fakturace na systému.

Potřebujete svým zákazníkům předložit konkrétní cenovou nabídku? Cenovou nabídku můžete v podstatě naklikat v jakémkoliv textovém či tabulkovém editoru. Zní to sice jednoduše, ale v takovýchto případech hrozí, že zapomenete uvést některou z důležitých náležitostí. 

Ve Vyfakturuj.cz si cenovou nabídku jednoduše vytvoříte přímo v systému. Když se zákazník rozhodne, označíte ji jako přijatou nebo nepřijatou S přijatou cenovou nabídkou pak můžete dále pracovat, vystavíte z ní např. objednávku a po úhradě také fakturu.Všechny navazující doklady spolu zůstanou propojené, takže se v nich později rychle zorientujete. Bez dohledávání v e-mailech, bez kopírování údajů z jednoho souboru do druhého a bez zbytečného přepisování. Z cenové nabídky tak během pár kliknutí vznikne objednávka i faktura. A vy máte všechno přehledně na jednom místě. 

Každý nový zákazník znamená nové údaje. Název firmy, adresa, IČO, DIČ… a všechno musí sedět. Když je přepisujete ručně, zabere to čas a snadno se do nich vloudí překlep.

Ve Vyfakturuj.cz si s tím nemusíte lámat hlavu. Stačí zadat IČO a systém za vás automaticky doplní dostupné fakturační údaje podle registru ARES.

V praxi je toto funkce, kterou oceníte pokaždé, když vystavujete fakturu novému klientovi nebo zakládáte dodavatele.

Díky automatickému načítání údajů:

Pokud používáte vlastní systém, interní aplikaci nebo e-shop, můžete Vyfakturuj.cz propojit přes API a automatizovat tak ještě větší část fakturačního procesu. To oceníte hlavně ve chvíli, kdy vám roste počet objednávek a ruční vystavování dokladů by vám začalo zbytečně zabírat čas.

Ať už vystavujete pár faktur měsíčně, nebo jich řešíte desítky, automatizace vám pomůžou mít administrativu víc pod kontrolou, bez zbytečného stresu a ruční práce.

Zaregistrujte se do Vyfakturuj.cz a vyzkoušejte, kolik času vám mohou automatizace ušetřit.