Rychlé shrnutí: 

Pokud už jste zálohovou fakturu vystavili, můžete tuhle část brát jako rychlé ujasnění pojmů. A pokud se ji teprve chystáte vystavit, pomůže vám pochopit, k čemu slouží, kdy se používá a proč samotnou platbou celý proces nekončí. 

Zálohová faktura je doklad, kterým odběratele vyzýváte k uhrazení části nebo celé částky před dodáním zboží či služby. Zálohovou fakturu vystavujete ve chvíli, kdy chcete po zákazníkovi platbu předem. Může jít o jednu zálohu, ale klidně i o několik záloh v průběhu zakázky.

Důležité je, že samotná zálohová faktura ještě nepotvrzuje přijetí peněz. Slouží hlavně jako podklad pro zákazníka, aby věděl, kolik má zaplatit, na jaký účet a do kdy. Záloha může pokrýt pouze část ceny, například 30 % nebo 50 %, ale také celou hodnotu zakázky. 

Zálohová faktura sama o sobě není účetním ani daňovým dokladem. Slouží pouze jako výzva k úhradě, tedy informuje zákazníka o výši zálohy, termínu splatnosti a platebních údajích.

Zákon pro zálohovou fakturu nestanovuje žádnou povinnou formu ani konkrétní náležitosti. Její vystavení proto samo o sobě nezakládá daňové ani účetní dopady. Ty vznikají až ve chvíli, kdy zákazník zálohu skutečně uhradí, případně kdy nastane povinnost vystavit navazující doklad podle příslušných daňových předpisů.

U zálohových faktur je důležité rozlišit dva momenty: přijetí zálohy a dokončení celé zakázky.

Ke každé přijaté platbě je potřeba vystavit odpovídající doklad. To platí pro první zálohu, druhou zálohu i každou další částku, kterou vám zákazník pošle předem.

Rozdíl je v tom, zda jste plátce DPH:

Následná faktura přichází na řadu až ve chvíli, kdy je zakázka dokončená nebo je zboží dodané.

Setkat se můžete také s názvy konečná faktura nebo vyúčtovací faktura. Ve všech případech jde o doklad, který celou zakázku uzavírá.

Jinými slovy: následná faktura nedělá novou zálohu. Slouží k tomu, aby bylo jasné, kolik zakázka celkem stála, kolik už zákazník zaplatil a jestli ještě něco zbývá doplatit. 

Konečná faktura na 0 Kč

Pokud zákazník uhradil celou cenu předem v jedné nebo více zálohách, po dokončení zakázky už nic nedoplácí. Přesto vystavíte konečnou fakturu. Bude na ní vidět celková cena, zaplacené zálohy a výsledná částka k úhradě 0 Kč.

Konečná faktura s doplatkem

Druhá situace nastává, když zákazník zaplatil jen část ceny. V takovém případě už nemusíte vystavovat další zálohovou fakturu. Zbývající částku uvedete přímo v následné faktuře. Ta odečte všechny uhrazené zálohy a jasně ukáže, kolik zákazník ještě doplácí. 

Zákon přesně neurčuje, jak má zálohová faktura vypadat. Přesto by měla obsahovat všechny důležité informace, aby bylo jasné, kdo komu a za co platí.

Mezi základní náležitosti zálohové faktury patří:

Konečná faktura je doklad, který vstupuje do účetnictví, a proto musí obsahovat všechny povinné náležitosti podle toho, jestli jste plátce, nebo neplátce DPH.

Kromě běžných fakturačních údajů by měla konečná faktura navíc přehledně ukázat také uhrazené zálohy. Ideálně včetně:

Díky tomu je jasné, jaká část ceny už byla uhrazena a kolik případně zbývá doplatit. U plátců DPH je správné vyúčtování záloh důležité i kvůli tomu, aby seděla daňová evidence a odvod DPH.

Ve Vyfakturuj.cz je celý proces zálohových faktur maximálně automatizovaný.

Jakmile zákazník uhradí zálohovou fakturu, systém podle vašeho nastavení automaticky vytvoří navazující doklad. Po dokončení zakázky pak jedním kliknutím vystavíte koncovou fakturu, ve které se všechny uhrazené zálohy automaticky zohlední.

Nemusíte ručně přepisovat částky, kontrolovat výpočty ani dohledávat starší doklady. Vyfakturuj.cz za vás pohlídá návaznost jednotlivých dokumentů a správné vyúčtování celé zakázky.

Velkou výhodou je také možnost vyúčtovat více záloh najednou. Pokud zákazník platí zakázku postupně, systém všechny uhrazené zálohy propojí s koncovou fakturou a automaticky vypočítá zbývající doplatek.

Díky tomu máte vždy přehled o tom:

Časté dotazy: 

Do kdy musí plátce DPH vystavit daňový doklad k přijaté platbě?

Plátce DPH musí vystavit daňový doklad k přijaté platbě nejpozději do 15 dnů ode dne přijetí zálohy.

Je zálohová faktura povinná?

Ne. Zálohová faktura není povinný doklad. Vystavuje se pouze tehdy, pokud chcete od zákazníka získat platbu předem ještě před dodáním zboží nebo služby.

Jaký je rozdíl mezi zálohovou fakturou a běžnou fakturou? 

Zálohová faktura slouží jako výzva k úhradě předem a vystavuje se ještě před dodáním zboží nebo poskytnutím služby. Sama o sobě není účetním ani daňovým dokladem a jejím vystavením nevznikají žádné daňové povinnosti.

Naproti tomu běžná faktura (konečná nebo vyúčtovací faktura) se vystavuje po dodání zboží či služby a slouží k vyúčtování celé zakázky. Obsahuje všechny zákonem požadované náležitosti a vstupuje do účetnictví.

Jak vystavit fakturu se zálohou? 

Zálohová faktura se v praxi vytváří velmi podobně jako běžná faktura. Vyplníte dodavatele, odběratele, položky, číslo a typ dokladu, částku k úhradě, splatnost a platební údaje. Rozdíl je hlavně v tom, že zálohová faktura slouží pouze jako výzva k platbě předem.

Zákon přesně neurčuje, jak má zálohová faktura vypadat. Přesto by měla obsahovat všechny důležité informace, aby bylo jasné, kdo komu a za co platí.