Faktury, faktury online, fakturace ZDARMA | Vyfakturuj.cz Zálohová faktura je doklad, který představuje předpis nějaké platby. Zpravidla se jedná o platbu za zboží nebo službu, které bude teprve vyrobeno nebo služba bude teprve poskytnuta.
Tento typ dokladu využijete zejména v případech velkých zakázek nebo specifických projektů, u kterých potřebujete získat platbu předem, ať už kvůli nákupu materiálu, anebo z jiného důvodu.
Zálohová faktura je nedaňovým dokladem, takže vám nevstupuje do účetnictví. Toto má na starost až koncová faktura, kterou na základě uhrazených záloh vystavíte.
Koncová faktura
Jak už bylo řečeno, zálohová faktura není daňový doklad. Jakmile přijmete platbu na základě zálohové faktury, musíte zákazníkovi do 15 dní od tohoto okamžiku vystavit příjmový doklad (respektive daňový doklad, pokud jste plátci DPH).
Poté, co dodáte smluvené zboží nebo službu, je třeba vystavit tzv. konečnou fakturu. V ní musí být obsaženy všechny předchozí zálohové faktury. Tato konečná faktura může být vystavena na nulovou částku, pokud se prostřednictvím záloh vše uhradilo, nebo na případný doplatek, pokud ještě něco k úhradě zbývá. Koncová faktura už je daňovým dokladem a vstupuje vám do účetnictví.
Jak vystavit zálohovou fakturu a jaké jsou její náležitosti?
Podoba zálohové faktury není zákonem nijak přesně stanovena a náležitosti, které do ní uvedete, záleží víceméně na vás. Doporučujeme, aby zálohovka obsahovala následující:
- Informace o odběrateli a dodavateli – název firmy a její sídlo nebo jméno a adresu, včetně IČO, pokud existuje.
- Předmět plnění – tedy jasný popis zboží nebo služby, ke které se doklad vztahuje, včetně jeho množství.
- Částku k úhradě a variabilní symbol.
- Číslo účtu, na který má zákazník zálohu zaslat.
- Datum vystavení a splatnosti zálohové faktury – to bude dřívější, než samotné datum dodání zboží nebo služby.
- Číslo zálohové faktury – zde doporučujeme využít jinou číselnou řadu, než mají vaše klasické faktury, ať později nedochází ke komplikacím.
- Uveďte na ni také informaci, že se nejedná o daňový doklad, ať v tom má zákazník jasno.
Zálohové faktury a DPH
Zálohová faktura není daňovým dokladem, DPH se z ní tedy neodvádí. Odvádí se až z vystavené koncové faktury. Nicméně nikde není zakázáno rozpis DPH na zálohové faktuře uvést. Pokud jste tedy zvyklí jej jako plátci na svých dokladech mít, uveďte jej také na zálohovou fakturu.
Podoba jednotlivých dokladů může být nakonec třeba taková:
Pokud si nechcete fakturováním zálohovek lámat hlavu, vsaďte na Vyfakturuj.cz. Fakturační systém vám zajistí, že zálohové i koncové faktury budou obsahovat všechno, co je třeba. Ve svém účtu na začátku nastavíte vše potřebné a pak už jen fakturujete.
Vystavíte zálohovou fakturu a jakmile ji zákazník uhradí, systém ihned automaticky vystaví příjmový či daňový doklad. Na vás bude už jen vystavit konečnou fakturu. V seznamu dokladů vyberete související zálohovky a za pár kliknutí je hotovo.
