Jak vystavit a účtovat zálohovou fakturu

18. 03. 2021
Jak vystavit a účtovat zálohovou fakturu
Jistě se vám už někdy stalo, že si u vás zákazník objednal zboží, vystavili jste mu fakturu a on pak nezaplatil. V takovém případě a zvlášť na větší částky je vhodné vystavovat zálohovou fakturu. Třeba jen na 9¾ procent z ceny. Jak tuto platbu zavést do svého účetnictví? Čtěte dál.


Jak správně vystavit zálohovou fakturu

Zákon nedefinuje jak velkou část z koncové ceny lze zálohovou fakturou předběžně žádat nebo za jakých okolností lze k zálohové faktuře přistupovat.

Ať už peníze předem potřebujete k samotnému zhotovení zakázky, nebo se prostě jen chcete pojistit před neuhrazenou fakturou, jedinou vaší starostí je vysvětlit zákazníkovi, proč by vám měl zaplatit zálohu.

Pro příklad: Dělník může žádat větší část zálohy za stavební práce kvůli ceně materiálu. Kromě zálohy na materiál bude na koncové faktuře fakturace služeb za stavební práce.

zálohová faktura vzor za stavební materiál
Vzor zálohové faktury za stavební materiál.

Náležitosti zálohové faktury

Z pohledu zákona neexistují žádné náležitosti pro to, jak by zálohová faktura měla vypadat. Řídíme se tedy náležitostmi na každé faktuře. Na zálohové faktuře nesmí chybět:

Způsob platby na zálohové faktuře
Na zálohovou fakturu patří platební údaje.

Zálohová faktura není účetním či daňovým dokladem. Nehraje roli v evidenci DPH, které není nutné uvádět. Pokud by vám nebyla proplacena, můžete ji smazat nebo skartovat a v účetnictví s čistým svědomím dělat, že se nic nestalo. Doporučujeme však vést si ji někde stranou, v pomocné evidenci.

Co je to pro forma faktura

  • Pro forma faktura (nebo též proforma faktura) je to samé, co výzva k platbě.
  • Nejčastěji je používána jako cenová nabídka za zakázku.
  • Není účetním ani daňovým dokladem. Kupujícího jen informuje o ceně, o které mohou obě protistrany jednat.
  • Ve světě podnikání se takto nazývá doklad vystavený na plnou výši ceny dané zakázky.
vzor proforma faktura
Vzorová proforma faktura.

Zatímco zálohová faktura může být vystavená jen například na 30 % z celkové ceny, pro forma faktura se vystavuje na plnou výši ceny.

Jiný rozdíl mezi nimi není. Z hlediska účetnictví pro ně platí tytéž povinnosti a doporučení. To je také důvod, proč se tyto dva doklady uvádí pospolu.

Jak to všechno zaúčtovat

Ve chvíli, kdy záloha zacinká na účtu, je nutné ji evidovat a zdanit.

Vůči zákazníkovi jste povinni vystavit daňový doklad, tzv. zúčtovací fakturu, kde je popsán přesný účel fakturace. Daňový doklad je přitom něco jiného, než již vystavená zálohová (resp. pro forma) faktura. Musí na něm být uvedeny fakturační údaje a v případě platby DPH i přehled DPH ze zálohové částky.

Daňový doklad musíte vystavit do 15 dnů ode dne přijetí platby nebo od data uskutečnění zdanitelného plnění (dle toho, který den nastane dříve). Datem uskutečnění zdanitelného plnění se přitom rozumí den, kdy jste zboží či službu dodali. Na daňovém dokladu bývá toto datum shodné s datem vystavení dokladu.

Přijetí platby proforma faktura.
Daňový doklad z proforma faktury musíte vystavit do 15 dnů od přijetí platby.

Tím se papírování pomalu chýlí ke konci. Jakmile zákazník doplatí zbytek finální částky (tu část ceny, kterou si dosud nepředplatil zálohovou platbou), vystavujete ještě finální daňový doklad, ve kterém rozlišíte částku uhrazenou formou zálohy a částku k doplacení.

Zrekapitulujte v něm všechny poskytnuté služby, nezapomeňte odečíst všechny zálohy a již odvedené DPH. Následně vyčíslíte doplatek odběratele (zákazníka) a doplatek DPH.

Jak to řeší Vyfakturuj.cz

Systém Vyfakturuj.cz udělá ze zálohové faktury intuitivní záležitost. Plátcům DPH po každé úhradě zálohy či objednávky rovnou vytvoří daňový doklad a ještě nabídne předvyplnění konečné faktury. Zvládnou tak dodržet zákonem daných 15 dní.

Adéla Krčíková
Autor článku: Adéla Krčíková Adéla je markeťačka se zaměřením na obsahový marketing a SEO. Také se zajímá o esoteriku. Má nezaměnitelný a výrazný smích, podle kterého ji poznáte kdekoliv.