Každý z nás určitě někdy něco hradil prostřednictvím zálohy. Zpravidla se jedná o případy, kdy je koncová částka vyšší a takové rozdělení platby přijde vhod. A to nejen odběrateli, pro kterého najednou hrazená částka nebude tak velká, tak dodavateli, který nemusí na úhradu svého zboží či služby čekat až do doby, kdy je kompletně dokončí. Což se mu může hodit, pokud potřebuje nakoupit například materiál. Pojďme se tedy podívat pod pokličku zálohovým fakturám, jejich vystavování, následnému vyúčtování a dalším podrobnostem.
Potřebujete odběratelům postupně dodat materiál nebo služby? Použijte zálohovou fakturu.
Co to vlastně je zálohová faktura
Zálohová faktura je nedaňovým dokladem. Jedná se o předpis platby, kterou po odběrateli vyžaduje dodavatel tehdy, kdy je třeba za zboží nebo službu provést úhradu dříve, než dojde k jejich samotnému dodání.
Příkladem může být výroba šperku na zakázku nebo stavební práce, kdy se dopředu nakupuje materiál potřebný pro samotné zhotovení předmětu plnění.
Co dělat ve chvíli, kdy dojde k uhrazení zálohy? Jakmile pak dojde ke kompletnímu dodání zboží či služby, dodavatel vám vystaví koncovou fakturu, ve které budou veškeré zálohové faktury zahrnuty. Koncová faktura může být vystavena na nulu, pokud zálohové faktury pokryly veškeré náklady, případně na konkrétní sumu, pokud do celkové částky zbývá ještě nějaký doplatek. Tato koncová faktura už je daňovým dokladem, který poputuje do vašeho účetnictví.
Kdy a proč vystavit zálohovou fakturu?
Zálohovou fakturu využijete třeba v případě, kdy organizujete sportovní pobyt pro rodiny s dětmi. Jelikož si do poslední chvíle nemůžete být jistí, že se všichni přihlášení pobytu zúčastní, vy ale potřebujete uhradit ubytování a další náklady spojené s akcí, vystavíte rodině zálohovou fakturu, ve které budou tyto náklady započtené. Pak vás nebude tolik bolet, pokud rodina na výlet nakonec nepojede. Velmi dobře si to lze představit u zahraničních dovolených, kdy cestovní kanceláře vyžadují předem úhradu mnohdy až tří zálohových faktur.
Dalším příkladem může být výroba šperku na zakázku. Pokud vyrobíte šperk na míru a zákaznice se nakonec rozhodne, že si jej nekoupí, nic s jejím rozhodnutím neuděláte. Proto se hodí mít zaplacenou zálohu, která alespoň pokryje základní materiál a práci.
Nebo dělník může žádat větší část zálohy za stavební práce kvůli ceně materiálu. Kromě zálohy na materiál bude na koncové faktuře fakturace služeb za stavební práce.
Jak se od sebe liší zálohová a proforma faktura?
Přemýšlíte, jestli sáhnout po zálohové faktuře a nebo po proformě? Obě spadají do skupiny nedaňových dokladů, záleží tedy pouze na vás, jakou formu úhrady preferujete. Liší se totiž opravdu maličko:
- Zálohová faktura se vystavuje v případě, kdy po svém zákazníkovi budete předem vyžadovat pouze částečnou úhradu. Zálohových faktur také můžete vystavit několik, ve stejné i rozdílné výši.
- Proforma faktura je specifická v tom, že se jedná o předpis celkové částky, kterou budete předem po zákazníkovi požadovat. Nelze ji dělit na části, ani na “několik proforem”.
Oba doklady zákazníkovi předkládáte jako předpis úhrady, kterou vám má provést před tím, než jim smluvené zboží či službu kompletně zhotovíte a předáte. Nejedná se o účetní ani daňové doklady.
Teprve poté co dojde k jejich kompletní úhradě, vystavíte zákazníkovi koncovou fakturu s informacemi, ke které proforma faktuře nebo zálohovým fakturám se váže.
Chystáte se vystavit zálohovou fakturu? Udělejte to správně
Obsah zálohové faktury není zákonem nijak specifikovaný, její podoba záleží tedy pouze na vás. Zpravidla je vhodné ji přizpůsobit účelu, kvůli kterému ji vystavujete: Aby vám zákazník předem uhradil nějakou částku. Pak by měla zálohová faktura obsahovat:
- Částku k úhradě,
- číslo účtu, na který chcete, aby zákazník uhradil,
- variabilní symbol,
- datum vystavení, určitě dřívější, než je datum samotného dodání zboží či služby,
- datum splatnosti,
- jasný popis zboží nebo služby,
- číslo zálohové faktury, ideálně s odlišnou číselnou řadou, než mají vaše klasické faktury,
- informace o odběrateli a dodavateli.
Na zálohové faktuře se hodí mít také větičku, že se nejedná o daňový doklad, aby bylo zákazníkovi jasné, že ji nelze použít jako daňový doklad..
“Zálohovku” můžete vystavit například v excelu, budete však muset myslet na to, aby na ní bylo uvedené vše podstatné. Zjednodušte si práci a využijte chytrý fakturační program Vyfakturuj.cz, který téměř vše vyřeší za vás.
Zálohová faktura a její účtování
Jak už bylo mnohokrát zmíněno, zálohová faktura je nedaňovým dokladem, do vašeho účetnictví vám tedy nijak nezasáhne. Doporučujeme si však veškeré zálohové faktury a případné další nedaňové doklady evidovat i mimo účetnictví. Mohou se vám hodit, až budete jednou potřebovat dohledat nějakou platbu.
Co dělat ve chvíli, kdy dojde k uhrazení zálohy?
Jakmile vám zákazník zaplatí první, druhou, několikátou zálohovou fakturu, za každou takto přijatou částku musíte vystavit příjmový nebo daňový doklad, a to do 15 dnů od jejího přijetí.
Pak mohou nastat dvě situace:
- Zákazník má vše uhrazeno, po převzetí zboží či služby už nebude doplácet nic. Koncová faktura bude vystavená na 0 Kč.
- Zákazníkovi chybí doplatit poslední část smluvené ceny. Na tuto částku bude vystavena koncová faktura.
Koncová faktura na 0 Kč
Vystavili jste zákazníkovi tři zálohové faktury, které vám všechny řádně uhradil? Výborně, pak u něj neevidujete žádné nedoplatky a koncovou fakturu můžete vystavit na nulovou hodnotu. Představte si to následovně:
| 1. platba | 150 000 Kč | 20.2. | 23.2. | Doklad za každou přijatou platbu musí být vystaven do 15 dnů od zaplacení. Plátce DPH - příjmový daňový doklad. Neplátce DPH - příjmový doklad. |
| 2. platba | 80 000 Kč | 25.3. | 5.4. | |
| 3. platba | 50 000 Kč | 1.5. | 7.5. | |
| Koncová faktura | 280 000 - 150 000 - 80 000 - 50 000 = 0 Kč | - | 14.5. | Vystavuje se na 0 Kč. Pro účetnictví se koncovou fakturu doporučuje vystavovat (zejména pro účetní systémy). |
Koncová faktura s doplatkem
Vystavili jste zákazníkovi dvě zálohové faktury, které vám v pořádku zaplatil, nicméně ještě stále zbývá doplatit poslední část do celkové ceny? Pak nemusíte vystavovat další zálohu, ale zbylou částku vyúčtujete v koncové faktuře, kde po zahrnutí obou uhrazených záloh bude jasně vidět, o jaký doplatek se jedná.
| 1. platba | 150 000 Kč | 20.2. | 23.2. | Doklad za každou přijatou platbu musí být vystaven do 15 dnů od zaplacení. Plátce DPH - příjmový daňový doklad. Neplátce DPH - příjmový doklad. |
| 2. platba | 80 000 Kč | 25.3. | 5.4. | |
| 3. platba | 50 000 Kč | 1.5. | - | |
| Koncová faktura | 280 000 - 150 000 - 80 000 = 50 000 Kč | - | 14.5. | Vystavíme ji na 50 000 Kč místo dílčího dokladu za 3. platbu, protože je to stále ve lhůtě 15 dnů. |
Zálohové i koncové faktury zvládneme společně!
Netravte nad zálohovými fakturami a jejich účtováním zbytečně příliš času. Zvolte Vyfakturuj.cz, fakturační systém, který vás nenechá na holičkách a pomůže vám i v této oblasti. Jak to funguje u nás
- Vystavíte zálohovou fakturu.
- Jakmile ji zákazník uhradí, systém automaticky vystaví příjmový či daňový doklad, dle toho, zda-li jste či nejste plátce DPH. Veškeré zákonné lhůty jsou dodrženy.
- V seznamu vystavených faktur si vyberete všechny související zálohové faktury a vystavíte pro ně koncovou fakturu. Jednoduše, na pár kliknutí, sami nic počítat nemusíte.
Nebojte se vystavovat zálohové faktury, je to skvělý pomocník nejen při nákladnějších a náročnějších projektech. Určitě je oceníte vy i vaši zákazníci. A s námi to nebude žádná práce navíc!
Vyzkoušet zdarma Vyfakturuj.cz
