Nebojte se zálohy. Jak fakturovat zálohové platby?

jak správně vystavit zálohovou fakturu
Platební morálka českých klientů nemá zrovna nejlepší pověst. Proto si zejména u velké zakázky dejte pozor, pokud zákazníkovi navrhnete zálohovou fakturu – doklad pro úhradu předem. Jak tuto platbu zavést do svého účetnictví? Čtěte dál.







Zálohová faktura je dokladem, který má svoji platnost výhradně ve vztahu mezi dodavatelem a odběratelem. Jde o výzvu k tomu, aby odběratel dodavateli uhradil alespoň část ceny ještě před dodáním finálního produktu či služby.

Ve chvíli, kdy je vystavena, nemusí zálohová faktura úřady zajímat. A také je nezajímá. Účetní povinnosti fakturujícího začínají ve chvíli, kdy je zálohová faktura uhrazena. Tehdy se stáváte příjemcem peněz, na které stát chce vidět a ze kterých chce vidět něco pro sebe.


Jak správně vystavit zálohovou fakturu

Nikde není psáno, jakou část finální ceny lze zálohovou fakturou předběžně žádat nebo za jakých okolností lze k zálohové faktuře přistupovat. Běžně se tak děje na základě objednávky, ani to však není vysloveně nutné.

Ať už peníze předem potřebujete k samotnému zhotovení zakázky, nebo se prostě jen chcete pojistit před problémy s úhradou, jedinou vaší starostí je zatím hlavně vysvětlit zákazníkovi, proč by měl zálohovou fakturu akceptovat.

Z pohledu zákona neexistují žádné náležitosti pro to, jak by zálohová faktura měla vypadat. Povinností je pouze uvést na ní informaci, že se nejedná o daňový doklad. Z logiky věci by na faktuře měly být základní fakturační údaje:

  • číslo účtu
  • variabilní symbol
  • objevit by se naopak neměl popis konkrétního dodání výrobku nebo služby
  • nemusí být přehled DPH.

Zálohová faktura není účetním či daňovým dokladem, nehraje roli v evidenci DPH. Pokud by vám nebyla proplacena, můžete ji smazat nebo spálit a v účetnictví s čistým svědomím dělat, že se nic nestalo. Doporučujeme však vést si ji někde stranou, v operativní (pomocné) evidenci.


Co je to pro forma faktura

Pokud se zákazníkem najdete řeč na téma pro forma faktury (nebo též proforma faktury), máte štěstí. Ve světě podnikání je takto nazývána faktura vystavená na plnou výši ceny dané zakázky. Zatímco zálohová faktura může být jen například na 30 % celkové ceny, pod pro forma fakturou se rozumí 100 % ceny.

Jiný rozdíl mezi nimi není a z hlediska účetnictví pro ně platí tytéž povinnosti či doporučení.


Jak fungují proforma faktury ve Vyfakturuj.cz

Jakmile potvrdíte zaplacení proforma faktury, Vyfakturuj.cz automaticky vystaví běžnou fakturu a oba dokumenty vám propojí odkazem.


Jak to všechno zaúčtovat

Zálohová faktura

Ve chvíli, kdy záloha zacinká na účtu, je nutné ji zaevidovat a rovnou i zdanit.

Vůči zákazníkovi jste povinni vystavit daňový doklad, tzv. zúčtovací fakturu, kde je popsán přesný účel fakturace. Daňový doklad je přitom něco jiného, než již vystavená zálohová (resp. pro forma) faktura. Musí na něm být uvedeny fakturační údaje a v případě platby DPH i přehled DPH ze zálohové částky.

Daňový doklad musíte vystavit do 15 dnů ode dne přijetí platby nebo od data uskutečnění zdanitelného plnění (dle toho, který den nastane dříve). Datem uskutečnění zdanitelného plnění se přitom rozumí den, kdy jste zboží či službu dodali. Na daňovém dokladu bývá toto datum shodné s datem vystavení dokladu.

Tím se papírování pomalu chýlí ke konci. Jakmile zákazník doplatí zbytek finální částky (tu část ceny, kterou si dosud nepředplatil zálohovou platbou), vystavujete ještě finální daňový doklad, ve kterém rozlišíte částku uhrazenou formou zálohy a částku k doplacení.

Zrekapitulujte v něm všechny poskytnuté služby, nezapomeňte odečíst všechny zálohy a již odvedené DPH. Následně vyčíslíte doplatek odběratele (zákazníka) a doplatek DPH.


Jak to řeší Vyfakturuj.cz

Systém Vyfakturuj.cz zálohovým fakturám fandí. Plátcům DPH po každé úhradě zálohy či objednávky rovnou vytvoří daňový doklad a ještě nabídne předvyplnění konečné faktury. Zvládnou tak dodržet zákonem daných 15 dní.

Jednoduché nástroje pro zálohy u nás najdou i neplátci DPH a identifikované osoby, pro které je systém také optimalizován. To jim pomůže předcházet nepříjemnostem s neuhrazenými fakturami (domluví-li si se zákazníkem, že práce budou zahájeny po úhradě zálohy), případně je řešit ve chvíli, kdy nastanou (a je žádoucí dohodnout se na rozdělení odměny na více částí). Zejména začínajícím podnikatelům to může doslova zachránit „byznys“.

Dohodnout se s odběratelem zboží či služeb na zálohové platbě doporučujeme přinejmenším vždy, kdy se jedná o vyšší odměny nebo o objednávky vyžadující delší přípravu či vlastní finanční investici. Naše vlastní zkušenost ukazuje, že většina zákazníků pro to má pochopení.

Vyzkoušet zdarma Vyfakturuj.cz

Přečtěte si i naše další články

Adéla Krčíková
Autor článku: Adéla Krčíková Má na starosti statistiky a marketing. Je pravou rukou naší CEO. Zajímá se o čarodějnictví a duchovno. Občas přinese k obědu zajímavé téma k rozhovoru, kterým se pak baví celá firma. Má nezaměnitelný a výrazný smích.