Archivace dokladů neboli uchovávání dokladů je velké téma všech podnikatelů i zaměstnavatelů. Určite si říkáte, jak správně uchovávat faktury, nebo vás zajímá, jestli je archivace dokladů povinná? Děsí vás představa plné skříně papírů a ještě víc se děsíte, že nenajdete ten správný? Poradíme vám, jak skladovat faktury efektivně a bez „hromady šanonů”.
Archivace dokladů
Archivace neboli uchovávání je uložení a založení dokumentu, souboru nebo fotek. Jde o postupy, jak zachovat faktury v účetnictví.
Archivace dokladů a faktur je ze zákona povinná. Délka archivace účetních dokumentů se různě liší podle typu dokumentu. Ať už jste neplátci DPH nebo naopak jako plátci DPH, platí pro vás povinnost uchovávat dokumenty potřebné k daňové kontrole. V případě, že jste plátci DPH a máte zaměstnance, nevyhnete se ještě evidenci dokumentů týkajících se právě jich.
Uchovávání dokumentů se řídí spisovým a skartačním řádem. Tyto řády má většinou zpracované každá firma trošku jinak. Dokument o spisovém a skartačním řádu najdete na stránkách Ministerstva vnitra.
Jaká je lhůta archivace účetních dokladů a záznamů?
Archivační lhůta vychází ze zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty a zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví.
Lhůta archivace účetních dokumentů a záznamů
| 5 let |
|
|---|---|
| 10 let |
|
Za jak dlouho archivovat mzdové doklady?
Archivace pracovněprávních smluv není v zákoníku práce stanovena, vychází se ze zákona o nemocenském pojištění (§ 96 zákona č.187/2006 Sb.).
Archivace pracovních smluv má svá specifika a některé pracovní pozice mají rozdílnou archivační lhůtu. Například manažerské smlouvy se musí archivovat 20 let, běžné pracovní smlouvy se uchovávají 10 let.
Lhůta archivace pracovněprávních smluv a dokumentů
| 10 let |
|
|---|---|
| 30 - 45 let* |
|
* I když doba archivace mzdových dokladů je stanovena na 30 let, státní archivy vydávají povolení pro skartaci mzdových podkladů až po 45 letech.
Jakým způsobem doklady archivovat?
Přestože dnešní doba velmi podporuje digitalizaci všech dokumentů, je nutné připomenout, že pořád máte povinnost archivovat originální dokument, pokud ho obdržíte ve fyzické podobě.
Díky digitalizaci se nabízí přehlednější a účinnější způsob práce s doklady, kdy naskenování dokladů značně urychlí nejen vyhledávání, ale třeba i zpracování dokladů účetním. Přečtěte si, jaké jsou výhody a nevýhody jednotlivých způsobů.
1. Archivace tištěných (fyzických) dokladů
Skladování papírových dokladů je na pohled snadné. S vyhlídkou na archivační lhůtu až 45 let je dobré si dopředu rozmyslet přehledné třídění dokumentů. Pro lepší orientaci mezi fyzickými doklady se dají využít různé systémy štítků v pořadačích.
Nevýhodou je, že o papírové doklady můžete snadno přijít. Například účtenky časem vyblednou, proto je potřeba hledat i jiné varianty, jak udržet dokumenty čitelné. Je třeba myslet i na případné živelné katastrofy nebo riziko požáru. Z tohoto důvodu se doporučuje převést originály do elektronické podoby.
2. Elektronická archivace
Uchovávání dokladů v elektronické podobě je jednoduché a efektivní, stačí dodržovat tyto 3 zásady:
- věrohodnost dokladu - doklad splňuje všechny náležitosti,
- neporušitelnost obsahu - elektronický podpis nebo kvalifikované časové razítko,
- čitelnost - uložení do formátu pro archivaci PDF/A.
Následně musíme elektronickou archivaci někam uložit, proto je potřeba zvážit kam. Můžeme ji uložit třeba na:
- fyzický disk počítače, flash disk, externí harddisk,
- sdílený cloud,
- jiné úložiště typu NAS.
Doporučujeme tato úložiště navzájem kombinovat a využívat záloh. U nás ve Vyfakturuj.cz elektronickou fakturaci i archivaci, která má řadu výhod. Do aplikace máte přístup odkudkoliv, stačí vám k tomu jen připojení k internetu.
3. Smíšená archivace dokladů
Čím dál více faktur se odesílá pouze v digitální podobě. Nadále však řadu účtenek a faktur dostanete pouze ve fyzické podobě. V takovém případě je vhodné využít archivaci smíšenou, tedy kombinaci fyzické archivace originálních dokladů a elektronické zálohy jak digitálních faktur, tak skenů originálních fyzických dokladů. Smíšená archivace je efektivní. Využívá výhod jak fyzické, tak elektronické archivace. Doklady jsou přehledně seřazené v úložišti, dobře se v nich hledá a účetní si je může kdykoliv stáhnout.
Skartace a zničení dokumentů
Skartace dokumentů se může zdát snadná, dokumenty můžete spálit, dát do skartovačky nebo zadat skartační firmě. Vždy si ale ohlídejte skartační lhůtu a raději před skartací ještě nějakou dobu vyčkejte. Obecně se doporučuje dokumenty skartovat až následující rok po uplynutí skartační doby.
Po uplynutí archivační povinnosti především dokumentů týkajících se účelů důchodového pojištění, kde je archivační lhůta stanovena na 30 let (ale doporučená doba státním archivem je 45 let), je vhodné požádat státní archiv o skartační souhlas se skartací dokumentů. Vyhnete se tak nepříjemnému překvapení ze strany úřadů. Státní archiv může také provést nad skartací dohled.
Před skartací se podívejte na normu DIN 66399. Jde o standard EU, který udává 5 stupňů bezpečnosti a ochrany citlivých dat. Dle této normy byste měli dokumenty, které obsahují citlivá data, skartovat na konfety velikosti max 8 cm2. Pruhy by měly mít max šířku 6 mm.
Pokuta za nedodržení archivační lhůty
Nedodržení archivační lhůty nebo skartování dokumentů předčasně je přestupek, za který vám hrozí od finančního úřadu penále (pokuta) až do výše 3% z aktivních příjmů firmy. Pokud zničíte dokumenty bez souhlasu státního archivu, hrozí vám pokuta až 250 000 Kč.
Zničení dokumentů přírodní pohromou
V případě zničení archivovaných dokumentů požárem či potopou kontaktujte policii (policie vám sepíše záznam nehody) a událost nahlaste finančnímu úřadu.
Jak to řeší Vyfakturuj.cz?
Neřešte archivaci účetních dokladů a problematické dohledávání faktur. Ve Vyfakturuj.cz archivujete jednoduše a na pár kliknutí. Archivované doklady zůstanou pro lepší přehled skryté, přitom budou vždy dostupné, pokud byste je kdykoliv potřebovali.
Vyzkoušet zdarma
