Věděli jste, že ze zákona musí každá společnost archivovat mzdové, účetní a další dokumenty? V opačném případě firmám a podnikatelům hrozí sankce, a to až do výše 250 000 Kč. Jaké doklady je třeba archivovat? Jak dlouho je archivovat? A na koho se tato povinnost vztahuje? Připravili jsme si pro vás přehledné shrnutí základních informací o archivaci dokladů.
Archivace dokladů
Archivace dokladů je jednou ze zákonných povinností firem a podnikatelů. Popsána je hned v několika zákonech, jedná se o Zákon o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.), Zákon o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.), Zákon o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.), Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.). Délka archivace dokladů se liší na základě toho, o jaký typ dokumentu se jedná.
Kdo má povinnost archivovat dokumenty?
Přemýšlíte nad tím, jestli se povinnost archivovat dokumenty vztahuje i na vás? Archivace dokladů se týká hned několika skupin:
- Zaměstnavatelé: Jsou povinni archivovat dokumenty související se zaměstnanci, jako jsou pracovní smlouvy, výplatní pásky a další dokumentace týkající se pracovního poměru.
- Účetní jednotky: Mají povinnost uchovávat účetní záznamy, včetně faktur, účetních knih a finančních výkazů.
- Osoby povinné k DPH:V tomto případě mluvíme o plátcích DPH a identifikovaných osobách, které musí archivovat všechny doklady potřebné pro stanovení daně, jako jsou faktury, daňová přiznání a další související dokumenty.
- Podnikatelé/ OSVČ: Za zákona mají povinnost archivovat faktury, příjmové pokladní doklady, bankovní výpisy, příjemky, výdejky a výplatní listiny.
Jak dlouho dokumenty archivovat?
Archivační lhůta vychází ze zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty a zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví. Jak už jsme nastínili výše, archivační lhůty se odvíjí od typu dokumentu. Lhůta pro archivaci dokumentů se tak liší u daňových dokladů, mzdových listů či odpisových plánů.
Archivace účetních a daňových dokladů
Účetní doklady do účetnictví vstupují jako účetní záznamy a řadí se k nim například přijaté a vystavené faktury nebo bankovní výpisy. Tyto doklady se zpravidla uchovávají po dobu 5 nebo 10 let. Existují však i některé účetní záznamy, které je nutné archivovat déle, jedná se například o doklady pro trestní a daňové řízení apod.
Daňové doklady se od účetních dokladů liší tím, že je vystavuje plátce DPH, a to do 15 dnů po zdanitelném plnění. Na základě § 35 Zákonu o dani z přidané hodnoty je každý plátce DPH povinen uchovávat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období.
Archivace mzdových dokladů a pracovněprávních smluv a dokumentů
Mzdové doklady jsou spojené zejména s informacemi o zaměstnancích a personální agendě. Ke mzdovým dokladům řadíme například pracovní smlouvy, platové výměry, zápočtové listy apod. Většina mzdových dokladů se musí uchovávat po dobu 10 nebo 30 let. Co se týče dalších dokladů, které mají zaměstnavatelé povinnost archivovat, lhůty jsou následující:
I když je doba archivace mzdových dokladů stanovena na 30 let, státní archivy vydávají povolení pro skartaci mzdových podkladů až po 45 letech.
Jaké jsou možné formy archivace dokumentů?
Dokumenty je možné archivovat třemi způsoby, jedná se o listinnou formu, tedy tisk a uchování dokumentů ve fyzické podobě, elektronickou formu a smíšenou formu – kombinaci listinné a elektronické formy. Pojďme se na tyto formy podívat ještě trošku blíže.
Listinná forma archivace dokumentů
Chcete dokumenty uchovávat ve fyzické podobě? V tom případě dbejte na to, abyste je přehledně roztřídili a měli dokonalý přehled o tom, kde jednotlivé dokumenty najít. S tříděním dokumentů vám pomohou pořadače a archivní krabice, které doporučujeme označit štítky.
Elektronická forma archivace dokumentů
Podnikatelé a firmy čím dál tím častěji upřednostňují elektronickou formu archivace dokumentů. Důvod je jednoduchý, šetří prostor ve firmě nebo kanceláři i životní prostředí. Pokud se rozhodnete zvolit tuto variantu, myslete na to, že je třeba dodržet tři podmínky, jedná se o:
- věrohodnost původu dokladů (doklad splňuje všechny náležitosti).
- neporušitelnost jejich obsahu (elektronický podpis nebo kvalifikované časové razítko),
- čitelnost (uložení do formátu pro archivaci PDF/A).
Kam doklady v elektronické formě uložit?
Doklady v elektronické formě je samozřejmě třeba uložit, možností je více. Jednat se může o fyzický disk počítače, flash disk, externí harddisk, sdílený cloud nebo jiné úložiště typu NAS. Další možností je uložení do fakturačního systému, který celý proces zásadně usnadňuje. Například prostřednictvím fakturačního systému Vyfakturuj.cz je možné doklady jednoduše archivovat v několika krocích.
Skartace a likvidace dokumentů
Po uplynutí stanovených lhůt je možné archivované doklady zklikvidovat. Abyste předešli případným problémům, doporučujeme se do skartace a zničení dokumentů pustit až následující rok po uplynutí archivační lhůty. Co se týče dokumentů v elektronické formě, stačí data smazat bez možnosti obnovení. V případě fyzických dokumentů máte tři možnosti– můžete je spálit, dát do skartovačky nebo zadat likvidaci skartační firmě.
Je však třeba říci, že v některých případech se neobejdete bez skartačního povolení, který vydává státní archiv. Nemusíte žádat o povolení ke skartaci, pokud plánujete likvidaci dokumentů s vypršenou zákonem stanovenou skartační lhůtou. Naopak povolení ke skartaci je nutné, pokud podnikáte jako s.r.o. nebo akciová společnost a chcete zlikvidovat dokumenty, které musíte nejprve nabídnout oblastnímu archivu, aby se posoudila trvalá hodnota dokumentů (např. zakladatelské dokumenty, účetní závěrky apod.).
Před skartací se podívejte na normu DIN 66399. Jde o standard EU, který udává 5 stupňů bezpečnosti a ochrany citlivých dat. Dle této normy byste měli dokumenty, které obsahují citlivá data, skartovat na konfety velikosti max 8 cm2. Pruhy by měly mít max šířku 6 mm.
Ztráta dokumentů z důvodu přírodní pohromy
Pokud dojde k tomu, že se doklady zničí z důvodu požáru, povodně nebo jiné nehody, co nejdříve tuto skutečnost oznamte finančnímu úřadu. Součástí oznámení musí být kopie policejního protokolu.
Sankce za nedodržení povinností spojených s archivací dokumentů
Jaké sankce vám hrozí, pokud nedodržíte lhůtu archivace? Finanční úřad vám může udělit pokutu až ve výši 3 % hodnoty aktiv podniku. Firmám, které zničí dokumenty bez souhlasu státního archivu, hrozí pokuta až 250 000 Kč.
Jak řeší archivaci dokumentů Vyfakturuj.cz?
Výše už jsme nastínili, že na archivaci dokumentů myslí i fakturační systém Vyfakturuj.cz, který je spojený s celou řadou funkcí pro firmy i OSVČ, a to včetně možnosti archivace dokladů. Pro přehlednost systému zůstávají archivované doklady skryté, budou vám však kdykoliv k dispozici.
Vyzkoušet zdarma
