Fakturujete? A myslíte, že vaše faktury obsahují vše, co by měly?
Pojďte s námi odhalit odpovědi na základní otázky, které se s vystavováním faktur pojí a vyvrátit mýty, které s vystavováním faktur souvisejí.
Co je to faktura?
“Dám vám to na fakturu.” “Faktura tvoří přílohu e-mailu.” “Nemůžu od vás najít tu fakturu!”
Faktura. Zamysleli jste se někdy nad tím, kolikrát denně se s tímto pojmem vůbec setkáte? A víte, co to vlastně znamená?
Určitě je jasné, že se jedná o nějaký doklad, na jehož základě zpravidla něco dostanete a něco zaplatíte. Dokument, prostřednictvím kterého “dokládáte”, že jste provedli nebo obdrželi platbu za službu či zboží.
Z pohledu příjemce faktury (jejího odběratele) i z pohledu tvůrce faktury (dodavatele) se jedná o důležitý dokument, při jehož tvorbě je třeba myslet na to, že se i to, co do faktury napíšeme, musí řídit stanovenými pravidly.
Kdo může vystavit fakturu?
V podstatě kdokoliv, podnikatel i nepodnikatel, zákon zde žádné striktní vymezení neuvádí. Ať jste živnostník, podnikatel, firma, fyzická osoba, poskytujete služby nebo prodáváte zboží, můžete fakturu vystavit.
Důležité však je dbát na to, aby faktura splňovala náležitosti platné pro toho, kdo ji tvoří. Poté na ni může být pohlíženo buď jako na daňový doklad (u plátců DPH) nebo účetní doklad (neplátci DPH).
Fakturovat může dokonce i ten, kdo do výše uvedeného výčtu nezapadá. Pokud výjimečně někomu poskytnete službu nebo prodáte zboží a nejedná se o pravidelnou opakující se činnost, lze ji definovat jako nahodilou a nepřesahuje částku 50 000 Kč za rok, pak se jedná o příležitostný příjem a vystavit v takovém případě fakturu je možné.
Jak a kde fakturu vystavit?
Jeden by si pomyslel, že nejjednodušší bude fakturu naklikat ve wordu nebo v excelu. Nenechte se ale zmást, nemusí to být úplně pravda.
Jak bylo řečeno, podle toho, kdo fakturu vystavuje, musí doklad obsahovat stanovené náležitosti. Pokud tedy nechcete dlouhosáhle pátrat po tom, jaké náležitosti musí mít právě vaše faktura, zvolte jednodušší cestu a vyberte si chytrý fakturační nástroj. Na trhu jich je spousta a třeba právě Vyfakturuj.cz vám vystaví fakturu, která bude splňovat vše potřebné. Program si stačí jen správně nastavit.
Náležitosti faktury, aneb co na ní musí být uvedeno
Pojďme se teď podrobněji podívat na to, jak mají jednotlivé faktury vypadat a co všechno musí obsahovat, aby splňovaly stanovené podmínky.
Vzor faktury pro neplátce DPH
Nejste plátci DPH? V pořádku, vystavování faktur pro vás může být maličko jednodušší, jelikož celý doklad bude obsahovat méně náležitostí. V případě “neplátcovství” je však třeba si ještě ujasnit, zda-li si vedete, nebo nevedete účetnictví.
Setkali jste se s pojmem podvojné účetnictví?
Po změně zákona o účetnictví byl termín podvojné účetnictví nahrazen termínem účetnictví, zatímco jednoduché účetnictví prošlo úpravami a bylo nahrazeno daňovou evidencí. Jako účetní jednotka tedy vedete buď účetnictví nebo daňovou evidenci.
Základní právní úprava, kterou se budou řídit neplátci DPH nevedoucí účetnictví, je občanský zákoník, který uvádí, že na obchodních listinách, v našem případě to jsou faktury, musí být uvedeno jméno (i příjmení), případně název firmy a sídlo podnikatele.
Dále pak:
- IČO, je-li přiděleno,
- zápis do obchodního nebo živnostenského rejstříku, případně zápis v jiné evidenci.
Další údaje v tomto případě zákon nepožaduje, ale doporučujeme je na fakturách uvádět:
- Typ (označení) dokladu a jeho číslo,
- informace o tom, že nejste plátce DPH,
- informace o odběrateli (ideálně v takovém rozsahu jako u dodavatele),
- popis zboží či služby, ke které se faktura vztahuje,
- množství a odpovídající cenu,
- datum vystavení faktury, případně datum úhrady.
Pokud jste neplátce DPH, který si ale vede účetnictví, bude pro vás stěžejní zákon o účetnictví a vaše faktury se stávají účetním dokladem.
Výše doporučené náležitosti faktury jsou v tomto případě už povinné. Vztahuje se na vás pak také archivace dokladů po dobu 5 let.
Vzor faktury pro plátce DPH
Jste plátci DPH? Pak vězte, že vaše faktury budou vždy daňovým dokladem a vždy se budete řídit zákonem o dani z přidané hodnoty, tedy zákonem č. 235/2004 Sb., konkrétně jeho § 29.
Povinnými náležitostmi faktury pak jsou:
- Jméno, příjmení a adresa, případně název firmy a její sídlo, jak u odběratele, tak i u dodavatele,
- IČO a DIČ (pokud má odběratel také přiděleno DIČ, tak se u vádí i u něj),
- údaj o tom, v jakém obchodním či živnostenském rejstříku jste zapsaní (u právnických osob je třeba doplnit také příslušný oddíl a vložku),
- evidenční číslo daňového dokladu,
- rozsah a předmět plnění (popis zboží či služby, včetně množství a příslušné ceny),
- základ daně, sazbu daně a výši daně v českých korunách,
- datum vystavení daňového dokladu,
- DUZP.
Pojďme se na tyto datumy na fakturách plátců DPH podívat podrobněji:
- Datum vystavení faktury je den, ve kterém jste daňový doklad vytvořili.
- DUZP, neboli datum uskutečnění zdanitelného plnění. Většinou se jedná o stejný den, jako je ten, ve kterém jste doklad vystavili. Je to den, ke kterému jste zákazníkovi poskytli službu nebo předali zboží. Od data vystavení faktury se může lišit, pokud je daňový doklad vystavený ještě před dodáním zboží či služby.
- Datum splatnosti není na fakturách povinné, ale splatnost dokladu doporučujeme na fakturách uvádět vždy. Může se vám hodit v případě pohledávek a pokud vám zákazník fakturu nezaplatí.
Jak vystavit fakturu bez IČO
Nemáte IČO? Nevadí, je tu jedna výjimka. Jak jsme psali na začátku, fakturovat můžete i v případě příležitostného příjmu do 50 000 Kč ročně, pokud se jedná o nahodilou a neopakující se činnost.
Zálohové faktury
Sice ve svém názvu pojem faktura obsahují, nenechte se však zmást. Zálohové faktury totiž do daňových ani účetních dokladů nepatří.
V podnikání jsou však šikovným pomocníkem, protože vám mohou ušetřit mnohé starosti s případnými úpravami či stornováním faktur.
Skvěle vám pak také pomohou v situacích, kdy po zákazníkovi potřebujete celou nebo částečnou úhradu zboží či služby předem.
Fakturace bez starostí
Zamotala se vám po přečtení celého článku hlava? Chápeme, ono číst cokoliv, co se týká faktur, daní a účetnictví není žádná lehká literatura.
Může vás však uklidnit to, že na fakturaci už nemusíte být sami. Vyfakturuj.cz je praktický fakturační systém, který vás tohoto bolehlavu zbaví. Stačí jen zadat IČO a zbylé informace si program načte z příslušného rejstříku. Povinné náležitosti faktur si můžete zadat už při prvotním nastavení systému a na vámi vystavených dokladech se pak budou zobrazovat automaticky.
Starost vám nemusí dělat ani splatnost faktur, i kdybyste vy i odběratel zapomněli, Vyfakturuj.cz vám termíny pohlídá.
