Jak skladovat účtenky a mít doma uklizeno

03. 11. 2022
? Skladujete účtenky v krabici nebo využíváte cloud a účtenky si skenujete? Poradíme vám, jak skladovat účtenky a ušetřit místo!

Máte své účetnictví v pořádku, nebo by vám případná daňová kontrola „vyprášila kožich”? Jednou ze základních povinností podnikatele je daňová evidence a skladování účtenek. Na první pohled zbytečná administrativní zátěž, kterou díky digitalizaci zvládnete levou zadní. Jak správně účtenky skladovat, jak si ušetřit práci a na co si dát pozor?

Hromadíte nejen doma, ale i v kanceláři tuny malých papírků v podobě účtenek? Máte je v krabici nebo v zásuvce a představa, že v nich hledáte tu jedinou správnou kvůli reklamaci nebo doložení nákladu, vás budí ze spaní? Nejste v tom sami. Takových „tradičních sběračů” účtenek je nespočet. Všichni máte jednu věc společnou - přiděláváte si zbytečnou práci.

Vyberte si vhodný způsob archivace!

Evidovat doklady o nákupu, ať už kvůli případné reklamaci zboží, nebo pro úřady, je na místě. Díky digitalizaci to ale nemusí být noční můra. Převodem papírových účtenek a faktur do digitální podoby splníte svoji zákonnou povinnost a dodržíte archivační dobu 5 let bez rizika ztráty nebo vyblednutí.

  • Fyzické skladování účtenek je rozhodně náročné na místo. Nevýhodou je pak listování na konkrétní účtenku. Orientaci v dokumentech si usnadníte přiřazením pořadového čísla. Podobný systém využívají účetní. Účtenky se vyplatí skenovat kvůli postupnému blednutí.
  • Digitální (elektronické) skladování účtenek je moderní a snadno se v naskenovaných účtenkách vyznáte. Vyhledávání zabere pár sekund a vaše účetnictví bude přehlednější. I vaše účetní bude ráda a snadněji vám vytvoří daňové přiznání. S digitální archivací nemusíte po uplynutí prekluzivní doby (tzn. kdy končí zákonem daná archivační doba) řešit případnou skartační lhůtu dokumentů kvůli úspoře místa.

Proč se vyplatí skladovat účtenky v elektronické podobě?

Elektronická archivace účetních dokladů nabízí mnoho benefitů, které u fyzických účtenek nejsou možné. Jako podnikatel máte povinnost uchovávat originální doklad. To znamená, že i když si účtenku oskenujete, pro případnou daňovou kontrolu stejně potřebujete originál. Tyto tipy vás určitě přesvědčí.

Snadnější vyhledávání mezi dokumenty

Naskenovanou účtenku stačí přehledně pojmenovat, třeba v tomto formátu:

datum-jméno obchodu-zakoupené zboží.jpg

Snadno tak dohledáte kteroukoliv účtenku, ať už podle data, zboží nebo obchodu. Vše pak v cloudu srovnáte do složek a archivů. Do jména účtenky si také můžete dát pořadové číslo, pod kterým najdete originální účtenku v šanonu.

Fakturační aplikace Vyfakturuj.cz nabízí funkci štítků, které vám usnadní orientaci v příjmech a nákladech.

Fotka zabírá malé místo v cloudu

Zdá se vám fotka velká? Použijte kompresní aplikaci obrázků (tinyPNG). Jistě oceníte i zabalení do souboru formátu *.rar, *.zip a podobně.

Digitální účtenka nevybledne

Účtenkám nesvědčí teplo, vlhko a uzavřený prostor. Špatně uchované účtenky nevydrží po archivační lhůtu účetních dokladů.

  • Naskenovaná účtenka zůstane stále čitelná i za 5 nebo 10 let.
  • U digitálních dokumentů nemusíte řešit, jak dlouho archivovat smlouvy, dokumenty, faktury
  • Pro případnou daňovou kontrolu budete mít všechny účtenky a daňové doklady k dispozici.

Optické rozpoznávání znaků

Optické rozpoznávání znaků (OCR) je funkce, která převede skenovaný dokument na text, který lze na počítači upravit. Najdete ho u skenerů nebo mobilních aplikací, které převádí tištěný text na digitální. Aplikace nebo zařízení automaticky detekuje písmena a převede je do digitálního dokumentu (PDF).

Skenování účtenek

Přemýšlíte o digitalizaci? Skenování je jednoduché a praktické.

Skenovat účtenky můžete několika způsoby:
  • skenerem - účtenky si v klidu naskenujete doma nebo v práci. Moderní multifunkční zařízení mají zabudovaný skener a tiskárnu. Vyberte si zařízení s chytrou funkcí optického rozpoznávání znaků (OCR) a vytvořte si PDF soubor,
  • mobilním telefonem - buď klasickým foťákem do formátu *.jpg a *.png nebo aplikací, která disponuje OCR funkcí,
  • mobilní aplikací Vyfakturuj.cz - stáhněte si mobilní aplikaci Vyfakturuj.cz a všechny účtenky, které se týkají vašeho podnikání, si nahrajte rovnou do aplikace.
Skenování účtenek, digitalizace účtenek
Skenovat účtenky může být jednodušší, než se zdá.

Zvyknout si fotit účtenky je otázka několika dní. Znáte 21denní výzvy? Dejte si podobnou výzvu a 21 dnů skenujte každou účtenku, kterou dostanete. Vyfotit účtenku a nahrát ji do cloudu zabere pár sekund. Oproti tomu, když přijdete večer domů, máte jiné myšlenky než založit všechny účtenky. I jedna ztracená nebo vybledlá účtenka může mít neblahý vliv na vyměření a stanovení daně. Hlídejte si proto každou účtenku a veďte své účetnictví zodpovědně.

Vzor účtenek
Vzory účtenek

Chytří lidé reklamují zboží bez originální účtenky!

K reklamaci stačí digitální účtenka nebo jakýkoliv jiný důkaz o proběhlém obchodu. Nezapomeňte, že do vedení účetnictví patří i dobropisy a storna faktur!

  • Reklamaci zboží, které jste platili kartou, potvrdíte výpisem z účtu.
  • K reklamaci zboží placeného hotově potřebujete originální účtenku nebo fotku účtenky.
  • Reklamaci bez účtenky provedete v obchodech s jedinečným zbožím na trhu (například boty značky Baťa).

Jak vám Vyfakturuj.cz usnadní skladovat účtenty?

mobilní aplikace Vyfakturuj.cz
Mobilní aplikace Vyfakturuj.cz


Využijte funkci evidence nákladů a každou účtenku
si řádně zaevidujte do aplikace Vyfakturuj.cz.

Ke každé naskenované účtence je možné do aplikace zadat podrobné údaje.

Snadno využijete funkci přidat náklad i v mobilní aplikaci Vyfakturuj.cz, kde si jednoduše vyfotíte účtenku (nebo fakturu) přímo do aplikace.

Pro plátce DPH je v mobilní aplikaci u nákladů připravena funkce členění DPH a nastavení způsobu výpočtu daně.

Ve webové aplikaci Vyfakturuj.cz jistě vaše účetní využije funkci exportu podkladů pro přiznání k DPH a kontrolní hlášení.


Vyzkoušet zdarma



Přečtěte si i naše další články

Adéla Krčíková
Autor článku: Adéla Krčíková Adéla je markeťačka se zaměřením na obsahový marketing a SEO. Také se zajímá o esoteriku. Má nezaměnitelný a výrazný smích, podle kterého ji poznáte kdekoliv.