6 tipů pro správné číslování faktur

6 tipů pro správné číslování faktur

Podnikání je běh na dlouhou trať, kde se i nepatrná chybička může vymstít. Třeba špatné číslování faktur. Nedávejte nikomu záminku ke kontrole z finančního úřadu a číselné řady faktur veďte pořádkumilovně. Máme pro vás 6 tipů, které se vyplatí znát.



Na začátek je dobré vědět, že žádný zákon číselné řady faktur neupravuje. Pořád je ale nutné dodržovat pár zásad a vyhnout se chaosu. Ať už jste punker nebo puntičkář, jakoukoliv nesrovnalost může finanční úřad vyhodnotit jako manipulaci s doklady. A to jistě nechcete.

Pokud vaše číselné řady finanční úřad vyhodnotí jako manipulaci, může vám napařit pokutu 500 Kč a výše. Strop tato pokuta nemá, tak si na číselné řady dejte pozor! ☠
To samé platí i pro nesprávně vystavené faktury. Vyhněte se této chybě a dodržujte náležitosti faktury.

1. Číslování faktur NESMÍ být přerušeno

Je běžné, že si u vás víc zákazníků objedná zboží nebo službu ve stejnou dobu. Vystavíte tedy faktury a čekáte na platbu. Někteří zákazníci zaplatí hned přes QR kód, jiní převodem a někdo zapomene zaplatit úplně.

Může se i stát, že si někdo usmyslí, že chce na fakturu něco přidat nebo najde na faktuře chybu. Třeba bude mít špatně IČO. V takovém případě vystavte opravný daňový doklad.

faktury na sebe navzájem navazují díky číselné řadě Číselné řady faktur musí mít logiku a navzájem na sebe navazovat.

2. Faktury z číselné řady nemažte

V žádném případě číselné řady nepřepisujte, ani faktury nemažte! Pokud chcete nezaplaceným fakturám předejít, vystavujte výzvu k platbě nebo, v případě větších částek, zálohovou fakturu.
Držte se prvního bodu, číselná řada faktur NESMÍ být přerušena. Proto do již vystavených faktur nijak nezasahujte.

Z výzvy k platbě snadno vytvoříte fakturu. Výzva k platbě má jinou číselnou řadu než faktura Chcete předejít nezaplaceným fakturám? Naučte se vystavovat nedaňové doklady.

Tip: Ve fakturačním systému Vyfakturuj.cz uděláte z výzvy k platbě jedním kliknutím fakturu, která bude navazovat na číselnou řadu faktur nebo můžete výzvu s čistým svědomím smazat. S tímto řešením se nestane, že by vám nějaký daňový doklad v číselné řadě chyběl.

3. Číslo faktury jako variabilní symbol?

Obecně je zažité, že číslo faktury rovná se variabilní symbol. Ne všichni to ale praktikují. Přitom je to tak jednoduché. Pokud se vám platba nespáruje, snadno v internetovém bankovnictví dohledáte, zda-li byla zaplacená. I z mobilu.

Pozor si dejte na speciální znaky:

  • Speciální znaky (lomítko, pomlčka, tečka, čárka…) do variabilního symbolu nepatří.
  • Zákazník při platbě převodem se může tak horlivě snažit napsat speciální znak, až udělá chybu v číselné řadě, platba se vám potom nespáruje a budete ji složitě dohledávat.

Do číselné řady můžete vložit třeba lomítko nebo pomlčku. Účetní vám za to nevynadá. Pamatujte však na to, že variabilní symbol tyto znaky nesmí obsahovat.

Variabilní symbol

S variabilním symbolem se setkal každý, kdo nakupuje přes internet. Obchodníci často udávají v pokynu k platbě tzv. variabilní symbol, který je identifikátorem příchozí platby.

Při zadávání variabilního symbolu se držte dvou pravidel. Skládá se jen z čísel a maximální délka VS je desetimístné. Tedy maximum je 10 číslic.

VS: 0123456789

Variabilní symbol nesmí obsahovat písmena, lomítka a mezery. Proto je velmi vhodné používat číselné řady faktur jako variabilní symbol.

číslo faktury může být stejné jako variabilní symbol

4. Číselná řada rok-měsíc-číslo

Je vždycky lepší, když v číslování existuje jednoznačná logika. Pro oddělení jednotlivých let se používá velmi oblíbená číselná řada ve vzoru rok, měsíc a pořadové číslo.

RRRR-MM-ČČ
Číselná řada bude vypadat takhle 20220523

infografika struktury číselných řad faktur Číselné řady faktur, schéma rok-měsíc-číslo faktury.

Nechcete, aby zákazníci „odtušili” počet objednávek? Číslujte faktury v každém měsíci zvlášť. Číselné řady budou potom vypadat takhle:

20220186 -> 20220201 … 20220245 -> 20220301 … 20220374 -> 20220401…

Nebo můžete číselnou řadu tvořit ve formátu poslední dvě číslice roku a pořadové číslo faktur. Číselná řada bude působit nečitelně:

Rok a pořadové číslo: 220458
Rok, měsíc a pořadové číslo: 2205458

5. Číslování faktur na přelomu roku

Zná to každý podnikatel. Jak vystavit fakturu za konec prosince se splatností k začátku ledna? Nebo jak v lednu vystavit fakturu za obchod, který proběhl koncem prosince. Anebo se platba (jak jinak) zpozdí…

Účetní vám v rámci optimalizace daně může poradit, abyste několik posledních faktur za služby dodané na sklonku roku vystavili až k roku následujícímu a přesunuli je do nového období. Od toho ostatně máte účetního a není nutné se s ním hádat.

6. Číselné řady faktur do zahraničí

Stali jste se úspěšní a jdete na evropský trh? Nebo jste se rozhodli poskytnout své služby našim bratrům Slovákům? Oddělte číselné řady třeba jednoduchou zkratkou země na začátku číselné řady:

Tabulka vzorových číselných řad pro tuzemsko a při prodeji do zahraničí Pokud fakturujete do zahraničí, číselné řady si můžete oddělit zkratkou z písmen na začátku řady.

Variabilní symbol pak uveďte jako číslo bez zkratky.

Další možností je oddělit každou zemi specifickým číslem. Například faktury do Francie budou začínat číslem 3, do České republiky číslem 1. Variabilní symbol faktury zůstane shodný s číslem faktury. Položte si ale otázku, jestli se vám tato varianta bude dobře pamatovat.

Myslet na to nemusíte

Šetřete čas, energii a svoje nervy při číslování faktur. Vyzkoušejte zdarma fakturační systém Vyfakturuj.cz. Aplikace vám pomůže s přechodem ze starého roku na nový zcela automaticky.

Vyfakturuj.cz nabízí tyto funkce: