Jak na číslování faktur? Čistě logicky

Jak na číslování faktur

Číselná řada musí být rovná. Jak na číslování faktur?

V podnikání se chyby neodpouští. A to ani ty nepodstatné. Nedávejte nikomu záminku k potížím a pořadové číslo při fakturacích veďte pořádkumilovně. Povedeme vás...




Ne, žádný zákon číselné řady faktur neupravuje. Zdálo by se tím pádem, že – dle hesla „co není zakázáno, je dovoleno“ – můžete své doklady seřazovat, jak se vám jen zlíbí. Ovšem: Jakákoliv invence se v tomto případě jeví nejen zbytečná, ale též riziková.

Specialistou na tato rizika je finanční úřad. Bude-li mít finanční kontrolor špatný den, nesprávně vystavený doklad smí ocenit pokutou od 500 korun až do neurčené výše, aniž byste se vědomě dopustili čehokoliv nekalého.

Číselná řada nesmí být přerušena

Vystavit prvního dne v měsíci fakturu s pořadovým číslem 10 a sedmého dne v měsíci fakturu s pořadovým číslem 9, to jistě může dávat smysl: Finalizace devítky se o pár dní protáhla, mezitím bylo záhodno zkásnout desítku a to poslední, na co po večerech máte čas, je přepisovat doklady dle nečekaného vývoje.

Může nastat případ, že devítka odmítne zaplatit nebo požádá o fakturu v jiné výši, i když doklad již byl vystaven. Zatímco jste fakturovali desítce, devítku nahradíte jedenáctkou a devítku zahodíte. I to dává smysl.

Dává to však smysl jenom vám. Až předložíte své účetnictví finančnímu úřadu, nenavazující řadu faktur snadno vyhodnotí jako možné machinace s doklady a v tu ránu vám zvoní u dveří. Číselné řady na přeskáčku mu přidělají práci (což ho může vyprovokovat), neúplná řada bude působit jako snaha natáhnout stát o něco, na co má nárok.

Vždy proto mějte faktury číslované v nepřerušené řadě, kde pořadové číslo koresponduje s datem vystavení.

Faktury nemažte

Už vystavené faktury nemažte! Chyběla by vám v řadě. Jak to tedy udělat, když vám odběratel reklamuje věc a vy potřebujete vrátit peníze? Vystavte k faktuře opravný daňový doklad.

Číslo faktury = variabilní symbol?

Platí, že číslo faktury by mělo být shodné s variabilním symbolem. Což by vás jistě napadlo i bez nás. Pomysleli jste však na platební systémy?

Pokud pro číselné řady zvolíte speciální znaky, je možné, že banka variabilní symbol s těmito znaky odmítne jako nezpracovatelné. Plátce se při platbě natrápí (což vám v jeho očích nepřidá), případné vynechání znaku vám na konci roku může udělat rotyku v dokladech. Nehledě na zmatení výše zmíněného úředníka z finančáku (a jeho nepředvídatelné reakce).

Zkrátka a jasně. Variabilní symbol může být složený z maximálně 10 číslic. Nesmí tu být žádná písmena, lomítka, mezery. Tedy i vaše číselná řada by měla být ideálně složena z maximálně 10 číslic. Do číselné řady můžete vložit i třeba lomítko nebo pomlčku. Účetní vám za to nevynadá. Pamatujte však na to, že variabilní symbol tyto znaky nesmí obsahovat.

Číselná řada

Číselná řada rok-měsíc-číslo

Je vždycky lepší, když v číslování existuje jednoznačná logika. A to jak vůči finančnímu úřadu a třeba i vůči vaší účetní, tak i pro vás samotné.

Z tohoto pohledu se jako nejlepší jeví naprostý konzervatismus: Číslo faktury obsahuje rok vystavení spolu s „pořadovým číslem“, které vyjadřuje pořadí faktury v rámci roku. V novém roce je velmi žádoucí začít zcela novou číselnou řadu.

Obáváte-li se, že zákazník z faktur odtuší počet zakázek (při fakturách vystavených v březnu nemusí být reprezentativní číslo 202108, odhalující, že máte v průměru tři zakázky měsíčně), můžeme vás uklidnit, že to zkoumá málokdo. Pokud vás to neuklidnilo, přidejte i měsíc (ve „20210302“ je „2021“ rokem, „03“ měsícem a „02“ vyjadřuje pořadí kšeftu daného měsíce).

Číselné řady faktur do zahraničí

Pokud vystavujete i do zahraničí, bude pro vás nejspíš praktické oddělit platby tuzemské od mezinárodních. Toto proto doporučujeme v číselné řadě odlišit. Buďto jednoduchou zkratkou v rámci číselné řady (např. ve tvaru „CZ123456789“ pro faktury domácí, „EU123456789“ pro ty v rámci EU a třeba „US123456789“ pro USA).

Ale nezapomínejte na variabilní symbol na faktuře, kde se písmena nesmí objevit. Proto doporučujeme začínat číselnou řadu pro každou zemi specifickým číslem. Například faktury do Francie budou začínat číslem 7, do České republiky číslem 8. Dokážete tak faktury rozlišit na první pohled a přitom variabilní symbol faktury může být shodný s číslem faktury.

Číslování faktur na přelomu roku

Na své podnikatelské dráze se tomuto bludnému kořenu nejspíše nevyhnete: Vystavíte fakturu za konec prosince se splatností k začátku ledna. Nebo je třeba v lednu fakturovat něco, co proběhlo koncem prosince. Anebo se platba (jak jinak) zpozdí…

Chcete-li mít všechno v nejlepším pořádku (což byste měli chtít zejména v případě, že jste plátcem DPH), měli byste vždy přihlédnout k datu, kdy bylo dodáno fakturované zboží nebo služba.

Nerozhoduje tedy datum vystavení, datum splatnosti ani datum uhrazení. Dodáte-li službu nebo zboží v průběhu prosince, ale fakturu vystavíte až v lednu, mělo by být její číslo součástí řady předešlého roku.

(Účetní vám v rámci optimalizace daně možná poradí, abyste několik posledních faktur za služby dodané na sklonku roku vystavili až k roku následujícího a přesunuli je do nového období. Od toho ostatně máte účetního a není nutné se s ním hádat. Naše doporučení je nicméně zřejmé z několika předchozích řádků.)

Myslet na to nemusíte

Všechny zrádné okamžiky jsme už prozkoumali za vás, při vývoji systému Vyfakturuj.cz, na základě vlastních zkušeností i přání našich uživatelů.

Vyfakturuj.cz nabízí:

  • ponechat číslování na starosti automatizovanému systému a vyhnout se tak chybě lidského faktoru;
  • zvolit vlastní číselné řady tak, abyste se v nich vždy okamžitě zorientovali i s odstupem;
  • zasahovat do faktur zpětně a měnit čísla faktur v případě chyb či při novém číslování;
  • vystavovat opravné daňové doklady;
  • párovat faktury s bankovním systémem své banky na základě variabilního symbolu faktury a částky dané faktury;
  • převést všechny své doklady z jiného systému, a navázat na číselnou řadu, aniž by v ní vznikl nečekaný chaos."

  • Vyzkoušet zdarma Vyfakturuj.cz


    Přečtěte si naše další články:

  • Číselné řady.
  • Výhody online fakturace s Vyfakturuj.cz
  • Storno a opravný doklad
  • Monika Šindelářová
    Autor článku: Monika Šindelářová Pro vás připravuje články ve spolupráci s profesionálním účetním. Věnuje se zákaznické podpoře a důležité administrativě. Úsměv na tváři jí vykouzlí cestování s rodinou.