Online fakturace: jaký je rozdíl mezi digitální a elektronickou fakturou?

10. 06. 2024
Jaké náležitosti nesmí chybět na elektronické faktuře? Je používání e-faktury bezpečné? Jaké jsou její výhody? Vše se dozvíte.

Elektronické faktury mají stejnou váhu jako papírové faktury. Jejich používání je při dodržení zákonem stanovených podmínek zcela bezpečné. Mají celou řadu výhod. Šetří váš čas a peníze, usnadňují účetní procesy a snadno je ve svém „archivu“ dohledáte. Co všechno se vyplatí o elektronických a digitálních fakturách vědět?

Elektronická faktura je mladší a atraktivnější sestrou tradiční papírové faktury

Elektronické faktury a online fakturace jsou díky postupující digitalizaci a zrychlování veškerých procesů ve světě byznysu stále oblíbenější. E-faktury jsou moderním nástrojem, jak si můžete s druhou stranou předávat účetní a daňové doklady. Fakturu klientovi jednoduše odešlete e-mailem nebo datovou schránkou. Neztrácíte čas a neplýtváte penězi za tisk a odeslání faktury Českou poštou.

Už v roce 2018 vydalo Ministerstvo financí a Finanční správa tiskovou zprávu, která potvrzuje, že jsou si elektronické i papírové faktury rovny. Od té doby využívají e-faktury nejrůznější subjekty na trhu. Pro obchodní transakce je používají:

  • malí i střední podnikatelé,
  • B2B (business-to-business) segment neboli obchodování mezi firmami,
  • B2G (business-to-government) segment neboli obchodování mezi obchodníkem a státní správou,
  • G2C (government-to-consumer) segment neboli obchodní vztahy mezi státní správou (samosprávou) a občany. Například, v České republice se jako G2C označují například datové schránky, Geoportál České republiky nebo Portál veřejné správy.

Jaké náležitosti nesmí e-faktuře chybět?

Vzhledem k tomu, že hlavním posláním elektronické fakturace je zjednodušení celého obchodního procesu, nečekají na vás v náležitostech faktruy žádné záludnosti. Informace na e-faktuře jsou stejné jako u klasické papírové faktury. Liší se pouze v tom, zda jste, nebo nejste plátce DPH.

Povinné náležitosti jakékoliv faktury:

  • Jméno, příjmení a adresa dodavatele i odběratele,
  • typ dokladu a jeho označení číslem,
  • informace o tom, zda jste, nebo nejste plátce DPH,
  • informace o IČO a DIČ, pokud je máte,
  • fyzické osoby – informace o zapsání v živnostenském rejstříku,
  • právnické osoby (firmy) – informace o zapsání v obchodním rejstříku včetně oddílu a vložky,
  • popis zboží či služby,
  • cena a množství.

Povinné náležitosti faktury u plátců DPH:

  • Jméno, příjmení a adresa, případně sídlo firmy dodavatele i odběratele,
  • IČO a DIČ dodavatele,
  • typ dokladu a označení číselnou řadou,
  • informace o obchodním či živnostenském rejstříku,
  • informace o plátcovství DPH,
  • základ, sazba a výše daně v Kč,
  • popis služby nebo zboží, množství a cena,
  • datum vystavení a splatnosti,
  • datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP).

U elektronických i papírových faktur plátců DPH musí být podle §34 zákona o DPH zachována věrohodnost původu, neporušenost a čitelnost obsahu, a to po celou dobu životního cyklu faktury. Životní cyklus faktury začíná okamžikem jejího vystavení a končí dobou, po kterou musí být uchovávána neboli archivována.

Jak zachováte věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost obsahu? Pomocí auditní stopy. To znamená, že ke každé faktuře máte další doklady, například objednávku nebo dodací list. Na faktuře může být také elektronický podpis, který se vztahuje ke konkrétní osobě.

Extra požadavek elektronických faktur

Jednou z povinných náležitostí elektronické faktury, kterou u papírové nenajdete, je souhlas odběratele s tím, že fakturu obdrží v elektronické podobě.

Informace o souhlasu s elektronickou fakturou můžete zavést do smlouvy či obchodních podmínek. Za souhlas se ale považuje také to, že odběratel fakturu příjme a zaúčtuje.

Nepleťte si pojmy: čím se liší digitální a e-faktura?

V praxi můžete narazit na dva pojmy:

1. digitální,

2. elektronická faktura.

Obě mají společné to, že jsou v elektronické podobě. Liší se od sebe formáty. Formát faktury je důležitý především pro osoby, které faktury zpracovávají v účetních programech. Ne každý formát dokáže účetní program jednoduše zpracovat.

elektronické faktury

Digitální faktura

Digitální faktura se vytváří ve formátu PDF. Jde o nejklasičtější formu faktury, která se e-mailem posílá mezi zákazníkem a klientem. Na počítači, telefonu, tabletu a dalších čtecích zařízeních si ji snadno zobrazíte, stáhnete a uložíte pro archivaci.

Pro potřeby účetních však tento formát není nejpohodlnější. Informace z PDF faktury si většinou účetní programy nedokážou automaticky stáhnout. Účetní tedy musí do systému veškeré náležitosti přepsat ručně, což zvyšuje pravděpodobnost chyb, a navíc je to časově náročné.

Výhody a nevýhody digitální faktury:

➕ šetříte papírem

➕ snadná archivace

➖ riziko vyšší chybovosti účetního

➖ časově náročnější na zadání do účetního systému

Elektronická faktura

Pokud se chcete vyhnout ručnímu přepisování, vystavujte a přijímejte elektronické faktury. Formáty elektronických faktur se liší podle obchodních požadavků a regulativních standardů v jednotlivých zemích nebo odvětvích. Obecně se při elektronické fakturaci využívají formáty, které usnadňují výměnu dokumentů mezi obchodními partnery, dodavateli a odběrateli.

Na výběr je několik formátů, aby byla co největší pravděpodobnost, že bude faktura kompatibilní s účetními systémy a legislativními požadavky. Mezi nejrozšířenější formáty patří:

  • XML,
  • CSV,
  • ISDOC,
  • JSON.

Tyto formáty totiž účetní systémy zpravidla automaticky zpracují. Celkově tedy zrychlíte celý proces účtování. Nevyžaduje se totiž ruční přepisování.

Výhody a nevýhody elektronické faktury:

➕ efektivnější správa dat

➕ minimalizace chybovosti

➕ snížení administrativních nákladů

➕ rychlejší oběh faktur

➖ potřeba účetního systému, který formát přečte

Jak funguje online fakturace?

Vystavování faktur ve Wordu nebo Excelu patří minulosti. Zdlouhavé přepisování a nejrůznější potřebné změny, které provádíte ručně, vedou k vyššímu riziku chyb, a navíc vás okrádají o čas. Fakturační aplikace, jako je například Vyfakturuj.cz, vám celý proces maximálně ulehčí.

Na co můžete využít Vyfakturuj.cz?

  • Tvorbu faktur,
  • odesílání faktur,
  • ukládání faktur.

Aplikace za vás v případě potřeby automaticky zákazníka upozorní na nedodržení splatnosti a po uhrazení označí fakturu za zaplacenou.

S Vyfakturuj.cz posunete svoje podnikání na vyšší úroveň. Stačí se jen zaregistrovat a začít vystavovat faktury. Program vám umožní maximální možnou míru personalizace. Můžete si vybrat barvu faktury, opatřit ji vlastním logem a nastavit si informace, které potřebujete mít na faktuře.

Výhody a nevýhody elektronické fakturace

Každá mince má dvě strany. U elektronických faktur by však stačila pouze jedna strana. Výhod online fakturace je totiž daleko více než nevýhod.

➕ nižší riziko chyb při zpracování faktur

➕ jednoduché vystavení faktury

➕ díky pestré nabídce způsobů placení urychlíte zaplacení faktury

➕ šetříte čas, protože řada procesů je automatizovaná

➕ šetříte peníze

➕ šetříte životní prostředí, protože nepoužíváte papír

➕ přehledná evidence

➕ bezpečné uložení veškerých údajů a dat díky šifrování a heslům

➕ přizpůsobení faktury vaší vizuální identitě

➕ možnost vystavovat faktury odkudkoliv

➖ často je potřeba internetového připojení

➖ čas na osvojení si práce s programem

Zrychlete a zefektivněte své podnikání. Začněte faktury vystavovat elektronicky a užívejte si luxusu dokonalého zjednodušení práce.

Přečtěte si i naše další články

Dominika Kostrhonová
Autor článku: Dominika Kostrhonová Krok za krokem se rozkoukává na pozici markeťačky, stará se o naše blogy a svět onlinu. Volný čas ráda tráví v přírodě se svým psem Marleym, na tenisovém kurtu nebo někde na cestách. Letenky uloví dřív, než přistanou na webu.